Thủ tục cấp lại Thẻ Cư trú (Zairyu Card) khi bị mất: Địa điểm, quy trình và giấy tờ cần thiết
Ai cũng từng có kinh nghiệm làm mất hoặc thất lạc đồ đạc. Đối với người Việt Nam lưu trú trung và dài hạn tại Nhật Bản, việc **làm mất Thẻ Cư trú (Zairyu Card)** là một vấn đề nghiêm trọng.
Thẻ Cư trú là giấy tờ được cấp cho người nước ngoài lưu trú trung và dài hạn tại Nhật Bản, ghi lại các thông tin như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú. Đây là giấy tờ tùy thân vô cùng quan trọng cho cuộc sống của người nước ngoài tại Nhật Bản.
Ngay cả những người lao động có tư cách Thực tập sinh Kỹ năng (Ginō Jisshū) hay Kỹ năng Đặc định (Tokutei Ginō) cũng cần phải luôn mang theo Thẻ Cư trú trong thời gian ở Nhật Bản. Nếu chẳng may làm mất Thẻ Cư trú, bạn phải tiến hành thủ tục cấp lại càng sớm càng tốt. Việc bỏ mặc có thể bị coi là lưu trú bất hợp pháp và có nguy cơ bị trục xuất bắt buộc.
Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về cách xử lý khi làm mất Thẻ Cư trú. Hy vọng thông tin này sẽ hữu ích cho bạn trong trường hợp làm mất Thẻ Cư trú.
Làm gì khi làm mất Thẻ Cư trú?
Nếu chẳng may làm mất Thẻ Cư trú, bạn nên xử lý như thế nào? Thẻ Cư trú chứa nhiều thông tin cá nhân quan trọng như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, vì vậy cần phải hết sức cẩn thận khi xử lý sự cố mất thẻ. Dưới đây là cách xử lý cụ thể khi làm mất thẻ trong nước và ở nước ngoài.
（１）Trường hợp mất ở Nhật Bản
Nếu làm mất Thẻ Cư trú ở Nhật Bản, bạn cần tiến hành thủ tục cấp lại trong vòng **14 ngày** kể từ ngày phát hiện mất. Trước hết, hãy nhớ lại địa điểm và thời gian mất thẻ, và liên hệ với cảnh sát để kiểm tra xem có ai nhặt được không. Nếu không tìm thấy, bạn nộp **Đơn xin Mất đồ (Ishitsubutsu Todoke)** hoặc **Đơn xin Báo cáo Trộm cắp (Tōnan Todoke)** tại đồn cảnh sát.
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận Tiếp nhận Đơn xin Mất đồ từ cảnh sát, bạn tiến hành thủ tục cấp lại Thẻ Cư trú tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương trong vòng 14 ngày. Các giấy tờ cần thiết để xin cấp lại sẽ được giải thích chi tiết sau.
Việc bỏ mặc Thẻ Cư trú bị mất có thể bị coi là lưu trú bất hợp pháp và có nguy cơ bị trục xuất bắt buộc, vì vậy hãy đảm bảo hoàn tất thủ tục trong vòng 14 ngày. Nếu không thể hoàn thành kịp thời, hãy tham khảo ý kiến của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
（２）Trường hợp mất ở nước ngoài
Nếu làm mất Thẻ Cư trú khi ở nước ngoài, bạn không thể cấp lại thẻ tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản ở nước sở tại. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tái nhập cảnh vào Nhật Bản nếu có hộ chiếu. Điều này là do hồ sơ về Giấy phép Tái nhập cảnh vẫn còn được lưu tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
Rất hiếm khi bạn bị giữ lại tại cửa khẩu xuất cảnh nước ngoài vì không có Thẻ Cư trú. Trong trường hợp đó, bạn nộp Đơn xin Mất đồ tại cơ quan cảnh sát địa phương, dịch sang tiếng Nhật và gửi cho người quen ở Nhật. Bạn nhờ người quen xin **Giấy chứng nhận Thời hạn Tái nhập cảnh** tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và gửi cho bạn. Bằng cách này, bạn có thể xuất cảnh khỏi nước sở tại và tái nhập cảnh vào Nhật Bản mà không có Thẻ Cư trú.
Sau khi tái nhập cảnh vào Nhật Bản, bạn phải tiến hành thủ tục cấp lại Thẻ Cư trú trong vòng **14 ngày** kể từ ngày nhập cảnh. Việc mất thẻ ở nước ngoài phức tạp hơn trong nước, vì vậy nếu có bất kỳ điều gì không rõ, bạn nên liên hệ với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Trung tâm Thông tin Tổng hợp Lưu trú cho Người nước ngoài (Gaikokujin Zairyū Sōgō Infomēshon Sentā) để được tư vấn.
Nguồn tham khảo: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản.
Quy trình cấp lại Thẻ Cư trú khi bị mất
Vậy, quy trình xin cấp lại Thẻ Cư trú khi bị mất là gì? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước từ khi mất thẻ đến khi được cấp lại.
【Bước 1】Báo cáo cảnh sát về việc mất/trộm
Khi bạn nhận thấy Thẻ Cư trú bị mất, hãy nhanh chóng đến đồn cảnh sát (Keisatsusho) hoặc bốt cảnh sát (Kōban) gần nhất để nộp **Đơn xin Mất đồ** hoặc **Đơn xin Báo cáo Trộm cắp**. Khi nộp đơn, hãy giải thích chi tiết về thời gian, địa điểm và cách thức Thẻ Cư trú bị mất.
Sau khi báo cáo, bạn sẽ nhận được giấy tờ chứng minh như Giấy chứng nhận Tiếp nhận Đơn xin Mất đồ. Giấy chứng nhận này là cần thiết khi xin cấp lại Thẻ Cư trú tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương.
Nếu Thẻ Cư trú không được tìm thấy sau vài ngày kể từ khi báo cáo, bạn sẽ chuyển sang bước tiếp theo. Nếu may mắn tìm thấy, cảnh sát sẽ liên hệ với bạn.
【Bước 2】Nộp đơn xin cấp lại Thẻ Cư trú tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương
Nếu Thẻ Cư trú không được tìm thấy sau khi báo cáo cảnh sát, bạn nộp đơn xin cấp lại Thẻ Cư trú. Bạn đến **Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương** quản lý khu vực của bạn trong vòng **14 ngày** kể từ ngày mất, và nộp các giấy tờ cần thiết. Lưu ý: **không mất phí** để xin cấp lại. Tuy nhiên, đơn xin cấp lại không thể nộp trực tuyến, vì vậy bạn phải đến trực tiếp quầy tiếp nhận của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
Về nguyên tắc, người nộp đơn phải tự mình thực hiện đơn xin, nhưng nếu không thể đến, bạn có thể nhờ người đại diện hoặc chuyên viên tư vấn pháp luật (Gyōsei Shoshi) đại diện nộp đơn. Hãy chuẩn bị giấy ủy quyền (Ininjō) đầy đủ và nộp kèm giấy tờ tùy thân của người đại diện. Nếu bạn không chắc chắn về cách nộp đơn, nên tham vấn ý kiến chuyên gia.
Nếu việc nộp đơn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương diễn ra suôn sẻ, Thẻ Cư trú sẽ được cấp lại ngay tại chỗ. Hãy kiểm tra kỹ nội dung sau khi nhận thẻ.
Các điểm quan trọng của thủ tục cấp lại
Để thủ tục diễn ra suôn sẻ từ Bước 1 (báo cáo cảnh sát) đến Bước 2 (xin cấp lại), điều quan trọng là phải ghi lại chi tiết tình huống mất thẻ. Việc ghi lại thời gian, địa điểm, sự việc khi mất thẻ và cách bạn phát hiện ra mất theo thứ tự thời gian sẽ rất hữu ích. Khi nộp đơn xin cấp lại (Bước 2), nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc bị thiếu thông tin, bạn có thể không nhận được Thẻ Cư trú ngay lập tức. Cần phải kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ cần thiết và mẫu đơn trước, và chuẩn bị đầy đủ. Thẻ sẽ được cấp lại ngay trong ngày, nhưng nếu hồ sơ không đầy đủ, bạn có thể phải quay lại sau.
Trong quá trình xin cấp lại, nếu có bất kỳ điều gì không rõ ràng về việc chuẩn bị giấy tờ hoặc cách điền đơn, bạn có thể liên hệ với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Trung tâm Thông tin Tổng hợp Lưu trú cho Người nước ngoài qua điện thoại. Họ có thể hỗ trợ bằng tiếng Nhật và nhiều ngôn ngữ khác trong giờ hành chính (trừ cuối tuần và ngày lễ).
Các giấy tờ cần thiết khi xin cấp lại Thẻ Cư trú
Để cấp lại Thẻ Cư trú, bạn cần chuẩn bị 4 giấy tờ sau:
- Giấy tờ chứng minh mất Thẻ Cư trú (Giấy chứng nhận Tiếp nhận Đơn xin Mất đồ, v.v. từ cảnh sát)
- Đơn xin cấp lại Thẻ Cư trú (Có thể tải về từ trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh)
- Ảnh thẻ (4cm x 3cm, chụp trong vòng 3 tháng)
- Hộ chiếu
Đặc biệt, cần chú ý đến ảnh thẻ về kích thước, nền và hướng mặt, v.v. Nếu sử dụng máy chụp ảnh tự động, hãy kiểm tra xem có cài đặt cho Thẻ Cư trú hay không. Cần kiểm tra kỹ lưỡng các hướng dẫn về điền đơn và quy cách ảnh trên trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh trước để chuẩn bị không bị sai sót. Ngoài ra, nếu hộ chiếu đã được gia hạn, bạn cần xuất trình cả hộ chiếu cũ, vì vậy hãy đảm bảo thông tin giữa Thẻ Cư trú và hộ chiếu là nhất quán.
Nếu hồ sơ đầy đủ và được chấp thuận, Thẻ Cư trú sẽ được cấp lại ngay lập tức. Hãy quản lý cẩn thận Thẻ Cư trú mới nhận.
Nguồn tham khảo: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản.
Tóm tắt
Dưới đây là tóm tắt các điểm chính về thủ tục cấp lại Thẻ Cư trú khi bị mất:
- Khi mất thẻ, trước hết nộp **Đơn xin Mất đồ hoặc Đơn xin Báo cáo Trộm cắp** tại cơ quan cảnh sát.
- Tiến hành nộp **Đơn xin cấp lại** tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương trong vòng **14 ngày** kể từ ngày mất.
- Cần có giấy tờ chứng minh mất thẻ (từ cảnh sát), đơn xin, ảnh thẻ và hộ chiếu.
- Nếu được chấp thuận, Thẻ Cư trú sẽ được cấp lại ngay tại chỗ (nguyên tắc).
- Nếu mất ở nước ngoài, bạn cần báo cáo cảnh sát nước sở tại, xin giấy chứng nhận và nộp đơn xin cấp lại trong vòng 14 ngày sau khi tái nhập cảnh vào Nhật Bản.
- Nếu không rõ về thủ tục, hãy liên hệ với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
Nếu bạn làm mất Thẻ Cư trú, hãy tiến hành từng bước thủ tục một cách bình tĩnh. Cố gắng nộp đơn xin cấp lại trong vòng 14 ngày và tham khảo ý kiến của cơ quan chuyên môn nếu có bất kỳ điều gì không rõ. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích khi bạn làm mất Thẻ Cư trú.
