Nhà tuyển dụng coi trọng những điểm nào? Bí quyết phỏng vấn xin việc tại Nhật Bản dành cho người nước ngoài
Phỏng vấn là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của quá trình tìm việc. Đặc biệt đối với các bạn là người nước ngoài, phỏng vấn tại các công ty Nhật Bản có thể cảm thấy khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn hiểu rõ tiêu chí đánh giá và hình mẫu ứng viên mà nhà tuyển dụng tìm kiếm, chắc chắn bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn.
Bài viết này sẽ giải thích chi tiết, từ góc nhìn của nhà tuyển dụng, về những điểm quyết định đỗ hay trượt trong buổi phỏng vấn.
Nhà tuyển dụng nhìn vào những điểm nào?
Để tạo ấn tượng tốt trong buổi phỏng vấn, điều quan trọng là phải đứng trên lập trường của nhà tuyển dụng và suy nghĩ xem họ đang tìm kiếm loại nhân tài nào. Sau khi hiểu rõ các tiêu chí đánh giá của nhà tuyển dụng, hãy chuẩn bị các đối sách tương ứng.
1. Các quy tắc (manner) phỏng vấn cơ bản
Nhà tuyển dụng cũng kiểm tra xem bạn có nắm vững các quy tắc ứng xử cơ bản hay không. Nếu bạn không tuân thủ các quy tắc cơ bản của phỏng vấn như đúng giờ, gõ cửa khi vào phòng, và cảm ơn khi rời đi, bạn có thể khiến nhà tuyển dụng cảm thấy không tin tưởng.
2. Ngoại hình và trang phục
Nếu ngoại hình không gọn gàng, bạn sẽ bị trừ điểm rất lớn ngay từ ấn tượng đầu tiên. Vẻ ngoài (midashinami) là một trong những lễ nghi tối thiểu mà một người đi làm (shakaijin) cần có, vì vậy đây là điểm mà nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ kiểm tra. Chỉ cần sửa sang tóc tai gọn gàng và ủi phẳng nếp nhăn trên quần áo cũng có thể tạo ấn tượng tốt, vì vậy hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi bước vào buổi phỏng vấn.
3. Biểu cảm khuôn mặt
Điều quan trọng là cố gắng giữ nụ cười tự nhiên trong suốt buổi phỏng vấn. Không chỉ khi bạn nói, mà ngay cả khi lắng nghe nhà tuyển dụng hoặc ứng viên khác nói, cũng cần chú ý để biểu cảm không bị tối sầm lại. Bạn nên ý thức việc nâng khóe miệng và giữ biểu cảm mềm mại.
4. Cách nói chuyện và ngôn từ sử dụng
Việc bạn có thể sử dụng cách nói chuyện và ngôn từ phù hợp hay không cũng là một điểm mà nhà tuyển dụng xem xét. Hãy cố gắng giữ âm lượng vừa đủ nghe và sử dụng kính ngữ một cách chính xác. Nếu bạn trình bày kết luận trước, sau đó bổ sung lý do và tổng kết, nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng nắm bắt được ý chính của bạn hơn.
5. Đã tìm hiểu kỹ về công ty từ trước chưa?
Nếu bạn tìm hiểu kỹ về công ty trước khi phỏng vấn, sự nghiêm túc của bạn sẽ được truyền tải đến nhà tuyển dụng và khả năng được tuyển dụng cũng sẽ cao hơn. Những ứng viên thiếu tìm hiểu và không thể hiện được nhiệt huyết sẽ bị coi là có nguy cơ từ chối sau khi nhận (naitei) hoặc nghỉ việc sớm, và do đó dễ bị đánh trượt.
6. Nội dung trả lời câu hỏi
Chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu trước các câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn và chuẩn bị sườn (ý chính) cho câu trả lời. Động lực ứng tuyển, điểm mạnh và điểm yếu, những điều bạn đã tập trung làm khi còn là sinh viên… là những câu hỏi kinh điển. Đôi khi bạn cũng có thể bị hỏi về tầm nhìn sự nghiệp (career vision) trong tương lai, vì vậy hãy thử hình dung trước về điều đó.
7. Nét chữ trong ES (sơ yếu lý lịch) và CV
Gần đây, số người tạo ES/CV bằng máy tính ngày càng tăng, nhưng không ít công ty vẫn yêu cầu nộp bản viết tay. Nếu chữ viết cẩn thận, bạn sẽ dễ tạo ấn tượng tốt rằng “có vẻ người này cũng sẽ làm việc một cách nghiêm túc”. Ngược lại, nét chữ cẩu thả có thể gây nghi ngờ rằng “liệu cách làm việc có cẩu thả như vậy không”.
Tiêu chí đánh giá đỗ/trượt từ góc nhìn của nhà tuyển dụng
Nhà tuyển dụng đánh giá tổng hợp nhiều yếu tố khi quyết định tuyển dụng hay không tuyển dụng một ứng viên. Ở đây, chúng ta sẽ giải thích chi tiết về đặc điểm của những người mà nhà tuyển dụng quyết định không tuyển dụng, và ngược lại, đặc điểm của những người họ muốn tuyển. Các bạn ứng viên, bằng cách nắm bắt những điểm này và chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, chắc chắn sẽ tiến gần hơn đến việc nhận được naitei (quyết định tuyển dụng).
Đặc điểm của người mà nhà tuyển dụng quyết định không tuyển dụng (trượt)
Khi nhà tuyển dụng quyết định không tuyển dụng ứng viên, họ chú ý đến những điểm sau đây.
- Không nắm vững các quy tắc cơ bản (chào hỏi, trang phục, v.v.)
- Biểu cảm tối, ấn tượng khi trả lời không tốt
- Tìm hiểu công ty không đầy đủ, nội dung trả lời hời hợt
- Không hiểu ý đồ của câu hỏi, trả lời lạc đề
- Câu trả lời không có sức thuyết phục
- Không cảm nhận được ý chí muốn vào công ty
- Khác với hình mẫu nhân tài mà công ty tìm kiếm
Những điểm này là tài liệu phán đoán quan trọng khi nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên. Nếu ứng viên không nắm vững các quy tắc cơ bản, hoặc biểu cảm tối, ấn tượng khi trả lời không tốt, nhà tuyển dụng có thể sẽ có ấn tượng tiêu cực về ứng viên. Ngoài ra, nếu việc tìm hiểu công ty không đầy đủ và nội dung trả lời hời hợt, hoặc không hiểu ý đồ câu hỏi và trả lời lạc đề, họ có thể sẽ nghi ngờ về nhiệt huyết và sự phù hợp của ứng viên.
Đặc điểm của người mà nhà tuyển dụng muốn tuyển dụng (đỗ)
Mặt khác, đặc điểm của ứng viên mà nhà tuyển dụng muốn tuyển dụng như sau:
- Hiểu biết sâu sắc về công ty của họ và có thể trả lời các câu hỏi cụ thể
- Nắm bắt được cả những mặt khó khăn của công việc
- Có kế hoạch sự nghiệp (career plan) rõ ràng
- Cách trả lời chân thành, cho thấy nhân cách tốt
- Cảm nhận được sự thẳng thắn và ý chí (nhiệt huyết)
Những ứng viên thể hiện sự hiểu biết sâu sắc về công ty và có thể trả lời các câu hỏi cụ thể được kỳ vọng sẽ thể hiện năng lực cao sau khi vào công ty. Việc nắm bắt được cả những mặt khó khăn của công việc và có một kế hoạch sự nghiệp rõ ràng có thể nói là biểu hiện của ý chí đối với công việc. Ngoài ra, những ứng viên mà qua cách trả lời chân thành, người ta cảm nhận được nhân cách tốt, có khả năng cao sẽ mang lại ảnh hưởng tốt cho tổ chức.
Các câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn
Trong phỏng vấn, bạn sẽ được hỏi nhiều câu hỏi khác nhau. Chúng tôi xin giới thiệu một số câu hỏi tiêu biểu.
1. “Ice break” (Phá vỡ bầu không khí) khi phỏng vấn
- Bạn đến địa điểm phỏng vấn có bị lạc không?
- Sở thích của bạn là ○○, bạn bắt đầu từ khi nào vậy?
- Bạn có thể cho tôi biết bạn thường làm gì vào ngày nghỉ không?
Vào đầu buổi phỏng vấn, sẽ có thời gian “ice break” để giải tỏa căng thẳng cho nhà tuyển dụng và ứng viên, tạo ra bầu không khí thoải mái. Các câu hỏi chủ yếu là để biết về con người của ứng viên, như đường đến địa điểm phỏng vấn, sở thích, cách trải qua ngày nghỉ. Đối với những câu hỏi này, bạn nên trả lời với thái độ vui vẻ và tích cực.
2. Câu hỏi về động lực ứng tuyển
- Tại sao bạn lại ứng tuyển vào công ty chúng tôi?
- Lý do bạn chọn công ty chúng tôi mà không phải các công ty khác cùng ngành là gì?
- Hãy cho biết động lực khiến bạn muốn làm việc trong ngành này.
Câu hỏi về động lực ứng tuyển được hỏi để xác nhận xem ứng viên có hứng thú hay quan tâm như thế nào đến công ty của họ. Bạn nên nhấn mạnh (appeal) những điểm như bạn đồng cảm với nội dung kinh doanh hoặc văn hóa công ty, và nó phù hợp với kế hoạch sự nghiệp của bạn.
3. Câu hỏi về lý lịch và kinh nghiệm
- Từ trước đến nay bạn đã làm những công việc gì?
- Bạn có kinh nghiệm đạt được thành quả ở công việc trước đây không?
- Hãy cho biết những khó khăn trong công việc và bạn đã vượt qua chúng như thế nào.
Câu hỏi về lý lịch và kinh nghiệm được hỏi để nắm bắt kỹ năng và bí quyết (know-how) của ứng viên. Điều quan trọng là giải thích cụ thể về nội dung công việc và thành quả từ trước đến nay, và nhấn mạnh điểm mạnh của bản thân. Ngoài ra, bằng cách nói về việc bạn đã vượt qua những tình huống khó khăn như thế nào, bạn có thể thể hiện được năng lực giải quyết vấn đề cao của mình.
4. Câu hỏi tìm hiểu về con người và tính cách
- Mọi người xung quanh đánh giá bạn như thế nào?
- Hãy cho biết điểm mạnh và điểm yếu của bạn.
- Bạn cảm thấy căng thẳng (stress) trong công việc khi nào?
Câu hỏi tìm hiểu về con người và tính cách được hỏi để biết về con người của ứng viên. Điều quan trọng là phải tự phân tích bản thân (jiko bunseki) và nắm bắt một cách khách quan về tính cách cũng như đặc điểm hành vi của mình. Bạn nên truyền đạt một cách cân bằng về điểm mạnh và điểm yếu, và sẽ tốt hơn nếu nói xen kẽ cả về cách đối phó với căng thẳng.
5. Câu hỏi về quan điểm công việc và tầm nhìn tương lai
- Bạn mong muốn làm nhiệm vụ (công việc) như thế nào?
- Bạn muốn thực hiện điều gì thông qua công việc?
- Sau 5 năm nữa, bạn muốn trở thành một nhân viên như thế nào?
Câu hỏi về quan điểm công việc và tầm nhìn tương lai được hỏi để xác nhận định hướng nghề nghiệp và mục tiêu của ứng viên. Bạn nên bày tỏ nguyện vọng về công việc phù hợp với kỹ năng và sở thích của bản thân, và nói về những điều bạn muốn thực hiện thông qua công việc một cách nhiệt huyết. Hơn nữa, điều quan trọng là phải hình dung cụ thể về kế hoạch sự nghiệp sau khi vào công ty và truyền đạt rõ ràng về hình ảnh của bạn sau 5 năm nữa.
6. Câu hỏi liên quan đến việc tự PR bản thân (Self-appeal)
- Bạn nghĩ điểm mạnh của mình là gì?
- Bạn nghĩ mình có thể vận dụng điểm mạnh đó vào công việc như thế nào?
- Sau khi vào công ty, bạn muốn đóng góp cho công ty như thế nào?
Câu hỏi liên quan đến việc tự PR bản thân được hỏi để xem ứng viên có thể thể hiện sức hấp dẫn của mình như thế nào. Sẽ hiệu quả nếu bạn truyền đạt rõ ràng điểm mạnh của mình và giải thích cụ thể bạn có thể vận dụng nó vào công việc như thế nào. Ngoài ra, bằng cách nói về sự cống hiến sau khi vào công ty một cách có tầm nhìn, bạn có thể thể hiện được ý chí cao của ứng viên.
Những điểm nhận biết đỗ/trượt từ phản ứng của nhà tuyển dụng
Từ thái độ của nhà tuyển dụng, bạn có thể phần nào đoán được kết quả đỗ/trượt. Chúng tôi đã tổng hợp dưới đây những điểm để đo lường “cảm giác” (phản ứng) của buổi phỏng vấn, các bạn hãy tham khảo thử nhé.
Dấu hiệu (sign) đỗ phỏng vấn
Nếu bạn thấy nhà tuyển dụng cố gắng tìm hiểu sâu về ứng viên, hoặc nhiệt tình PR về sức hấp dẫn của công ty, khả năng cao là họ đang tích cực xem xét tuyển dụng bạn. Nếu có những dấu hiệu sau đây, bạn có thể kỳ vọng vào việc nhận được naitei (quyết định tuyển dụng).
- Được hỏi về ngày có thể bắt đầu làm việc
- Thời gian phỏng vấn kéo dài hơn dự kiến
- Nhà tuyển dụng thường xuyên ghi chép (memo)
- Cho bạn biết thông tin chi tiết về công ty
- Cuối cùng được yêu cầu bắt tay
Dấu hiệu (sign) trượt phỏng vấn
Ngược lại, nếu bạn cảm thấy không khí cho thấy nhà tuyển dụng muốn kết thúc buổi phỏng vấn sớm, khả năng cao là bạn không được tuyển. Nếu có những dấu hiệu sau đây, thật đáng tiếc nhưng có lẽ khó có thể nhận được naitei.
- Thời gian phỏng vấn cực kỳ ngắn
- Toàn nói chuyện phiếm, ít câu hỏi (chuyên môn)
- Không được tiễn ra cửa và bị đối xử hờ hững
- Phản ứng của nhà tuyển dụng hời hợt
Tuy nhiên, những dấu hiệu này chỉ mang tính tham khảo, không nhất thiết quyết định kết quả đỗ/trượt. Điều quan trọng là không chỉ nhìn vào phản ứng của nhà tuyển dụng, mà còn phải tự nhìn lại phần thể hiện (performance) của mình trong buổi phỏng vấn. Hãy chuẩn bị đối sách kỹ lưỡng và tự tin bước vào buổi phỏng vấn.
Bí quyết chuẩn bị phỏng vấn (đối sách)
Để tạo ấn tượng tốt trong buổi phỏng vấn, điều quan trọng là phải chuẩn bị đối sách từ góc nhìn của nhà tuyển dụng.
- Tìm hiểu kỹ về công ty, hiểu sâu về doanh nghiệp của họ
- Làm rõ động lực ứng tuyển và PR bản thân
- Nắm vững các quy tắc cơ bản (ngoại hình, chào hỏi, cách dùng từ, v.v.)
- Cố gắng giữ nụ cười tự nhiên và biểu cảm mềm mại
- Chuẩn bị sườn câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn
Việc tìm hiểu kỹ về công ty và hiểu sâu về doanh nghiệp của họ là điều cơ bản trong việc chuẩn bị phỏng vấn. Ngoài ra, việc làm rõ động lực ứng tuyển và PR bản thân sẽ giúp bạn truyền đạt sức hấp dẫn của mình một cách chính xác đến nhà tuyển dụng. Nắm vững các quy tắc cơ bản như ngoại hình, chào hỏi, cách dùng từ, và cố gắng giữ nụ cười tự nhiên, biểu cảm mềm mại cũng rất quan trọng. Hơn nữa, nếu bạn giả định các câu hỏi thường gặp và chuẩn bị sườn trả lời, bạn sẽ có thể ứng biến linh hoạt trong buổi phỏng vấn thực tế.
Tổng kết
Trong phỏng vấn, điều quan trọng nhất là chuẩn bị đối sách từ góc nhìn của nhà tuyển dụng. Hãy tìm hiểu kỹ về công ty, hiểu ý đồ của câu hỏi, và cố gắng trả lời một cách thành thật. Ngoài ra, đừng quên nắm vững các quy tắc cơ bản, giữ biểu cảm tươi sáng và thái độ tích cực.
Đối với các bạn là người nước ngoài, phỏng vấn xin việc tại các công ty Nhật Bản có thể cảm thấy khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn hiểu sâu về công ty và công việc, và có thể PR (nhấn mạnh) một cách chính xác về kinh nghiệm và kỹ năng của bản thân, chắc chắn bạn sẽ có thể tiến gần hơn đến việc nhận được naitei (quyết định tuyển dụng). Hãy tham khảo những điểm đã giới thiệu trong bài viết này, chuẩn bị thật kỹ càng và bước vào buổi phỏng vấn nhé.
