Giấy chứng nhận đang làm việc (Zaishoku Shōmeisho) – Chứng minh bạn đang làm việc ở Nhật Bản là gì? Giải thích chi tiết cách lấy và khi nào cần
Bạn có thể cần nộp **”Giấy chứng nhận đang làm việc” (Zaishoku Shōmeisho)** khi chuyển việc hoặc thay đổi tư cách lưu trú (visa) tại Nhật Bản.
Vì vậy, bài viết này sẽ giải thích chi tiết về nội dung, cách có được, và các lưu ý của Giấy chứng nhận đang làm việc – tài liệu cần thiết cho bạn làm việc tại Nhật Bản.
Giấy chứng nhận đang làm việc là tài liệu quan trọng chứng minh rằng bạn đang làm việc đàng hoàng tại một công ty Nhật Bản. Để tiến hành chuyển việc suôn sẻ và thay đổi tư cách lưu trú mà không gặp rắc rối, hãy tham khảo bài viết này để trang bị kiến thức đúng đắn về Giấy chứng nhận đang làm việc.
Giấy chứng nhận đang làm việc (Zaishoku Shōmeisho) là gì?
Giấy chứng nhận đang làm việc (tiếng Anh là Certificate of Employment) là **tài liệu chính thức do bên thứ ba (công ty khác hoặc văn phòng hành chính) cấp, chứng minh rằng bạn hiện đang làm việc hoặc đã từng làm việc tại một công ty**. Tài liệu này cũng có thể được gọi là “Giấy chứng nhận tại chức” hoặc “Giấy chứng nhận việc làm”, nhưng tất cả đều có cùng ý nghĩa và không có sự khác biệt về mặt pháp lý. Giấy chứng nhận đang làm việc ghi tên, địa chỉ, tên công ty, hình thức việc làm, nội dung công việc của bạn. Nó đóng vai trò chứng minh với bên thứ ba rằng bạn đang (hoặc đã từng) làm việc đàng hoàng. Đặc biệt đối với bạn, Giấy chứng nhận đang làm việc thường được yêu cầu nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú khi thay đổi hoặc gia hạn tư cách lưu trú.
Sự khác biệt với “Giấy chứng nhận đủ tư cách làm việc” (Shūrō Shikaku Shōmeisho)
Một tài liệu tương tự Giấy chứng nhận đang làm việc là **”Giấy chứng nhận đủ tư cách làm việc”** (tiếng Anh là Certificate of Qualification for Employment). Giấy chứng nhận đủ tư cách làm việc là tài liệu chứng minh rằng bạn có tư cách lưu trú thích hợp và được pháp luật cho phép làm việc tại một công ty Nhật Bản dưới tư cách lưu trú đó. Nói cách khác, Giấy chứng nhận đang làm việc chứng minh **”bạn có đang thực sự làm việc hay không”**, trong khi Giấy chứng nhận đủ tư cách làm việc chứng minh **”bạn có đủ điều kiện để làm việc hay không”**. Giấy chứng nhận đủ tư cách làm việc là tài liệu chính thức do Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú cấp, khác với Giấy chứng nhận đang làm việc do công ty cấp.
Sự khác biệt với “Giấy chứng nhận nghỉ việc” (Taishoku Shōmeisho)
Giấy chứng nhận nghỉ việc là tài liệu chứng minh rằng bạn đã từng làm việc tại công ty. Khác với Giấy chứng nhận đang làm việc, nó chỉ được cấp **sau khi bạn nghỉ việc**. Giấy chứng nhận nghỉ việc ghi các thông tin tương tự Giấy chứng nhận đang làm việc (tên, địa chỉ, hình thức việc làm, v.v.), cộng thêm ngày nghỉ việc và lý do nghỉ việc. Tuy nhiên, vì nội dung của Giấy chứng nhận nghỉ việc gần như giống Giấy chứng nhận đang làm việc, nên trong một số trường hợp, Giấy chứng nhận nghỉ việc có thể được sử dụng thay cho Giấy chứng nhận đang làm việc.
Cách lấy Giấy chứng nhận đang làm việc ở Nhật Bản
Cách lấy Giấy chứng nhận đang làm việc khác nhau tùy thuộc vào bạn là nhân viên chính thức/làm thêm, nhân viên phái cử (haken shain), hay người làm tự do/tự kinh doanh. Dưới đây là giải thích chi tiết cho từng trường hợp.
Nhân viên chính thức/làm thêm: Yêu cầu “Bộ phận Nhân sự” hoặc “Bộ phận Tổng vụ” của công ty
Nếu bạn là nhân viên chính thức hoặc làm thêm, bạn có thể nhận được Giấy chứng nhận đang làm việc bằng cách yêu cầu công ty. Ở nhiều công ty, Bộ phận Nhân sự hoặc Bộ phận Tổng vụ chịu trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận đang làm việc. Trước hết, hãy tham khảo ý kiến của cấp trên trực tiếp hoặc người phụ trách nhân sự, và thông báo lý do cần Giấy chứng nhận đang làm việc, nơi nộp, và ngày muốn nhận. Nếu công ty có quy mô nhỏ và không có Bộ phận Nhân sự hoặc Tổng vụ, việc yêu cầu trực tiếp người phụ trách các công việc tổng vụ hoặc người quản lý là phổ biến. Việc cấp Giấy chứng nhận đang làm việc thường mất khoảng 1 đến 2 tuần, vì vậy bạn nên yêu cầu trước để có đủ thời gian.
Nhân viên phái cử: Yêu cầu “Công ty phái cử” (Haken Moto no Kaisha)
Nếu bạn là nhân viên phái cử, cần phải lưu ý. Bạn phải yêu cầu công ty phái cử – nơi đã ký hợp đồng lao động với bạn – cấp Giấy chứng nhận đang làm việc, chứ không phải công ty bạn đang làm việc. Công ty bạn đang làm việc không phải là chủ lao động trực tiếp của bạn, vì vậy họ không có nghĩa vụ cấp Giấy chứng nhận đang làm việc. Khi yêu cầu công ty phái cử, điều quan trọng là phải truyền đạt chính xác tình hình làm việc tại công ty (số ngày làm việc, giờ làm việc, loại hình công việc, v.v.). Công ty phái cử sẽ lập Giấy chứng nhận đang làm việc dựa trên thông tin này được cung cấp bởi công ty bạn làm việc.
Người làm tự do/tự kinh doanh: Tự mình chuẩn bị
Nếu bạn là người làm tự do (freelancer) hoặc tự kinh doanh, thật đáng tiếc là bạn không thể nhận được Giấy chứng nhận đang làm việc do công ty cấp. Tuy nhiên, có những lúc bạn vẫn được yêu cầu nộp Giấy chứng nhận đang làm việc. Trong trường hợp đó, cách đối phó chung là tự lập Giấy chứng nhận ghi nội dung như “đang tự kinh doanh với tư cách 〇〇” hoặc “đang làm tự do với tư cách 〇〇”, và đính kèm các tài liệu chứng minh rằng bạn đang làm việc tự do/tự kinh doanh, chẳng hạn như hồ sơ khai báo thuế cuối năm (kakutei shinkoku-sho) hoặc hóa đơn thu nhập kinh doanh. Vì có những trường hợp phương pháp này không thể thay thế được tùy thuộc vào cơ quan nộp, điều quan trọng là phải xác nhận kỹ trước.
Nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đang làm việc ở Nhật Bản là gì?
Nội dung chính được ghi trên Giấy chứng nhận đang làm việc như sau. Tuy nhiên, không phải tất cả thông tin này đều được ghi, tùy thuộc vào mục đích sử dụng giấy chứng nhận:
【Nội dung chính được ghi trên Giấy chứng nhận đang làm việc Nhật Bản】
- Họ tên (Bằng chữ Hán và Romanji)
- Ngày sinh
- Địa chỉ hiện tại
- Giới tính
- Quốc tịch
- Số thẻ lưu trú (Zairyū Card)
- Tên công ty tuyển dụng
- Địa chỉ công ty
- Thông tin liên hệ của công ty (Số điện thoại, email, v.v.)
- Ngày nhập công ty
- Hình thức việc làm hiện tại (Nhân viên chính thức, nhân viên hợp đồng, làm thêm, v.v.)
- Nội dung công việc và nhiệm vụ phụ trách
- Tên bộ phận làm việc
- Tên chức vụ
- Thời gian hợp đồng (Đối với nhân viên hợp đồng)
- Số ngày và giờ làm việc mỗi tuần
- Thu nhập hàng năm hoặc hàng tháng
- Tình hình tham gia bảo hiểm xã hội (Shakai Hoken)
- Ngày cấp giấy chứng nhận
- Mục đích sử dụng giấy chứng nhận
- Con dấu công ty hoặc con dấu đại diện công ty
Các mục trên là nội dung chung được ghi trên Giấy chứng nhận đang làm việc. Tuy nhiên, đối với bạn, một số thông tin thường không được ghi trên giấy chứng nhận của người Nhật có thể được yêu cầu, chẳng hạn như số thẻ lưu trú, quốc tịch, và tên được viết bằng Romanji.
Nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đang làm việc khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng và cơ quan nộp. Ví dụ, nếu nộp cho công ty chuyển việc, nội dung công việc, hình thức việc làm, và giờ làm việc sẽ được coi trọng. Nếu nộp cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, các thông tin liên quan đến tư cách lưu trú, chẳng hạn như số thẻ lưu trú và thời gian hợp đồng, sẽ được coi trọng hơn.
Khi yêu cầu cấp Giấy chứng nhận đang làm việc, điều quan trọng là phải xác nhận rõ ràng mục đích sử dụng và nơi nộp để đảm bảo tất cả thông tin cần thiết được ghi đầy đủ. Ngoài ra, hãy luôn kiểm tra xem nội dung có sai sót hay không.
Khi nào cần Giấy chứng nhận đang làm việc ở Nhật Bản?
Giấy chứng nhận đang làm việc là tài liệu quan trọng được yêu cầu trong nhiều tình huống khác nhau. Đặc biệt đối với bạn, Giấy chứng nhận đang làm việc được yêu cầu trong nhiều thủ tục liên quan đến cuộc sống và công việc ở Nhật Bản. Dưới đây là một số trường hợp tiêu biểu:
1. Khi chuyển việc
Khi ứng tuyển vào công ty mới, bạn có thể được yêu cầu nộp Giấy chứng nhận đang làm việc như một phần của hồ sơ ứng tuyển. Điều này là để công ty mới xác nhận tình trạng việc làm hiện tại (hoặc trước đây) của bạn. Giấy chứng nhận đang làm việc đóng vai trò chứng minh độ tin cậy của kinh nghiệm làm việc đã ghi trong sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên, không phải tất cả các công ty đều yêu cầu nộp Giấy chứng nhận đang làm việc.
Ngoài ra, sau khi được tuyển dụng, bạn có thể cần nộp Giấy chứng nhận đang làm việc để xác nhận tình trạng làm việc trước đây, trước khi ký hợp đồng lao động mới hoặc như một phần của hợp đồng. Ngoài ra, bạn cũng có thể cần chứng minh tình trạng làm việc cho các thủ tục tại cục di trú hoặc các cơ quan chính phủ khác, chẳng hạn như xin visa hoặc gia hạn giấy phép cư trú.
2. Khi làm thủ tục thay đổi/gia hạn tư cách lưu trú
Khi bạn làm thủ tục thay đổi hoặc gia hạn tư cách lưu trú, việc nộp Giấy chứng nhận đang làm việc là **bắt buộc**. Đây là tài liệu cần thiết để chứng minh rằng bạn có đủ điều kiện làm việc tại Nhật Bản và đang thực sự làm việc. Giấy chứng nhận đang làm việc đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình xét duyệt của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú.
3. Khi xin visa Gia đình lưu trú (Kazoku Taizai)
Nếu bạn làm việc tại Nhật Bản và xin visa Gia đình lưu trú để bảo lãnh người thân sang Nhật, Giấy chứng nhận đang làm việc là cần thiết. Điều này là để chứng minh rằng bạn có công việc ổn định tại Nhật Bản và có khả năng nuôi dưỡng gia đình.
4. Khi cho con vào Nhà trẻ (Hoikuen) hoặc Mẫu giáo (Yōchien)
Trong các gia đình có cả hai vợ chồng đều đi làm, việc nộp Giấy chứng nhận đang làm việc của cả hai phụ huynh là phổ biến khi cho con nhập học nhà trẻ hoặc mẫu giáo. Điều này là để xác nhận rằng cả hai phụ huynh đều có việc làm và cần gửi con tại cơ sở giữ trẻ. Giấy chứng nhận đang làm việc cần ghi thông tin về nơi làm việc và giờ làm việc.
5. Khi thuê nhà
Khi thuê căn hộ (Apartment) hoặc chung cư (Mansion), chủ nhà hoặc công ty bất động sản có thể yêu cầu nộp Giấy chứng nhận đang làm việc. Điều này là để xác nhận khả năng tài chính của bạn để thanh toán tiền thuê nhà. Tuy nhiên, không phải tất cả chủ nhà và công ty bất động sản đều yêu cầu nộp Giấy chứng nhận đang làm việc.
6. Khi vay tiền ngân hàng
Giấy chứng nhận đang làm việc cũng có thể cần thiết khi vay tiền từ ngân hàng, chẳng hạn như vay mua ô tô hoặc vay mua nhà. Điều này là để xác nhận khả năng tài chính của bạn để hoàn trả số tiền đã vay.
Lưu ý khi yêu cầu cấp Giấy chứng nhận đang làm việc
Giấy chứng nhận đang làm việc là tài liệu mà bạn cần yêu cầu công ty cấp. Để được cấp giấy chứng nhận suôn sẻ, hãy lưu ý các điểm sau:
Yêu cầu cấp sớm
Việc cấp Giấy chứng nhận đang làm việc thường mất khoảng 1 đến 2 tuần. Ngay cả khi bạn cần gấp, không chắc chắn công ty sẽ cấp ngay lập tức nếu bạn yêu cầu đột ngột. Hãy yêu cầu cấp sớm, đảm bảo có đủ thời gian trước hạn chót.
Yêu cầu nội dung phù hợp với mục đích sử dụng
Như đã đề cập, nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đang làm việc khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng. Khi yêu cầu cấp, điều quan trọng là phải thông báo rõ ràng cho công ty về mục đích sử dụng Giấy chứng nhận đang làm việc để đảm bảo nó được lập với nội dung phù hợp với mục đích.
Kiểm tra xem có mẫu quy định nào không
Một số công ty có mẫu Giấy chứng nhận đang làm việc có sẵn. Ngoài ra, cơ quan mà bạn nộp Giấy chứng nhận đang làm việc cũng có thể yêu cầu một mẫu riêng. Hãy kiểm tra trước cả công ty và cơ quan nộp về sự có mặt của mẫu quy định, và sử dụng mẫu đó nếu cần.
Kiểm tra nội dung và yêu cầu chỉnh sửa nếu có sai sót
Giấy chứng nhận đang làm việc là tài liệu chứng minh chính xác tình trạng việc làm của bạn. Hãy chắc chắn kiểm tra xem nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đang làm việc đã cấp có sai sót nào không. Nếu có sai sót, hãy liên hệ ngay với công ty để yêu cầu chỉnh sửa.
Có thể có phí cấp
Một số công ty có thể tính phí cấp Giấy chứng nhận đang làm việc. Hãy kiểm tra trước về số tiền và việc có phí hay không trước khi yêu cầu cấp.
Cẩn thận trong việc xử lý thông tin bảo mật
Giấy chứng nhận đang làm việc ghi thông tin cá nhân của bạn và thông tin của công ty. Hãy hết sức cẩn thận trong việc xử lý Giấy chứng nhận đang làm việc, không đưa cho bên thứ ba hoặc sao chép một cách không cần thiết.
Tổng kết
Giấy chứng nhận đang làm việc là tài liệu quan trọng cần thiết trong nhiều tình huống, chẳng hạn như khi bạn chuyển việc hoặc làm thủ tục thay đổi/gia hạn tư cách lưu trú tại Nhật Bản. Bạn cần yêu cầu công ty cấp và đảm bảo nó được lập với nội dung phù hợp với mục đích sử dụng. Điều quan trọng là yêu cầu cấp sớm và kiểm tra xem nội dung có sai sót hay không. Ngoài ra, hãy kiểm tra trước về mẫu quy định và phí cấp.
Giấy chứng nhận đang làm việc là tài liệu không thể thiếu để bạn có một cuộc sống ổn định và nhắm đến việc phát triển sự nghiệp tại Nhật Bản. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu đúng và tận dụng hiệu quả Giấy chứng nhận đang làm việc.
