Cách viết và Sử dụng Rinkisho (稟議書)! Giải thích chi tiết phương pháp ra quyết định của công ty Nhật Bản
Khi làm việc tại một công ty Nhật Bản, bạn sẽ thường xuyên phải viết **”Ringi” (稟議 – Thỏa thuận/Đề xuất)** và tài liệu **”Ringisho” (稟議書 – Hồ sơ đề xuất)** được sử dụng cho Ringi. Ringi là thủ tục để xin sự chấp thuận của cấp trên và các bộ phận liên quan. Có thể nói đây là một hệ thống ra quyết định độc đáo, đã ăn sâu vào văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản.
Mặc dù Ringi có thể không quen thuộc ở các công ty nước ngoài, nhưng điều quan trọng là phải hiểu rõ về Ringi nếu bạn làm việc tại một công ty Nhật Bản.
Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về Ringi và Ringisho, lý do và tình huống cần thiết, và các điểm chính trong cách viết. Việc hiểu quy trình ra quyết định độc đáo của công ty Nhật Bản sẽ giúp bạn tiến hành kinh doanh suôn sẻ hơn.
Ringi (稟議) là gì? Hệ thống ra quyết định trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản
Ringi là thủ tục để xin sự cho phép của cấp trên và các bộ phận liên quan đối với các vấn đề không thể tự quyết định bằng thẩm quyền cá nhân. Nói cách khác, Ringi là quá trình để có được sự đồng thuận của những người liên quan khi công ty đưa ra quyết định.
Khi thực hiện Ringi, bạn tạo một tài liệu bằng văn bản ghi nội dung đề xuất, lý do, và ngân sách. Tài liệu này được gọi là **”Ringisho” (稟議書)**, hoặc **”Kiansho”** (起案書), **”Rissansho”** (立案書). Ringisho có thể được luân chuyển dưới dạng tài liệu giấy, hoặc được xử lý trên hệ thống điện tử. Dù bằng cách nào, Ringisho đóng một vai trò rất quan trọng trong việc ra quyết định của các công ty Nhật Bản.
Chữ Hán “Rin” (稟) hiếm khi được thấy, nhưng nó có nghĩa là **”trình bày”**.
Tại sao Ringi (稟議) và Ringisho (稟議書) lại cần thiết? Giải thích về hiệu quả và lợi ích
Ringi và Ringisho thường được sử dụng trong các công ty Nhật Bản để ra quyết định. Vậy, tại sao các công ty Nhật Bản lại coi trọng quy trình Ringi? Có 2 lý do lớn:
Giảm các cuộc họp không cần thiết
Thứ nhất là Ringi có thể giảm các cuộc họp không cần thiết. Trong các công ty Nhật Bản, việc tổ chức các cuộc họp có tất cả những người liên quan để ra quyết định là phổ biến. Tuy nhiên, đối với những vấn đề không cần thiết phải tổ chức họp, việc xin chấp thuận bằng cách luân chuyển Ringisho sẽ hiệu quả hơn. Điều này giúp giảm số lượng cuộc họp và tăng năng suất làm việc.
Làm rõ nội dung bằng văn bản
Thứ hai là Ringi có thể làm rõ nội dung bằng văn bản. Việc truyền đạt miệng có thể dẫn đến việc bỏ sót thông tin hoặc hiểu lầm. Tuy nhiên, việc văn bản hóa thành Ringisho sẽ làm rõ nội dung đề xuất và quy trình ra quyết định. Ngoài ra, việc luân chuyển Ringisho cũng hữu ích khi cấp trên phụ trách việc phê duyệt không am hiểu về nghiệp vụ của bộ phận đó do luân chuyển nhân sự thường xuyên. Ngay cả trong những trường hợp như vậy, đọc Ringisho sẽ giúp họ nắm bắt chính xác nội dung đề xuất.
Ringi (稟議) có 2 nhược điểm
Mặc dù Ringi có những ưu điểm trên, nó cũng có những nhược điểm:
Thứ nhất là trách nhiệm có xu hướng bị mơ hồ. Vì Ringisho được luân chuyển qua nhiều người phê duyệt, trách nhiệm ra quyết định cuối cùng có thể bị mơ hồ. Xu hướng này đặc biệt rõ rệt khi số lượng người phê duyệt tăng lên. Kết quả là, khi có vấn đề xảy ra, việc đổ trách nhiệm cho nhau không phải là hiếm, dẫn đến sự hỗn loạn trong tổ chức.
Thứ hai là quy trình phê duyệt tốn thời gian. Vì Ringisho được luân chuyển theo thứ tự đến các bộ phận liên quan, việc có được chấp thuận có thể mất một thời gian dài. Đặc biệt đối với các vấn đề phức tạp hoặc liên quan đến nhiều bộ phận, việc ra quyết định có xu hướng bị trì hoãn. Điều này có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội và không theo kịp tốc độ kinh doanh.
Quy trình của Ringi (稟議) là gì? Giải thích trong 2 bước
Dưới đây là giải thích về quy trình chung của Ringi, được chia thành 2 bước.
1. Tạo Ringisho và nộp cho cấp trên trực tiếp
Đầu tiên, người đề xuất Ringi tạo Ringisho. Ringisho ghi chi tiết nội dung đề xuất, mục đích, ngân sách, và rủi ro. Ngoài ra, đính kèm các tài liệu liên quan sẽ giúp truyền đạt nội dung đề xuất rõ ràng hơn.
Trong việc lập Ringisho, một số công ty sử dụng mẫu quy định của công ty, và một số sử dụng mẫu độc quyền của bộ phận. Có thể Ringisho được viết tay trên giấy, hoặc được lập điện tử bằng Excel. Gần đây, ngày càng có nhiều công ty áp dụng hệ thống Ringi chuyên dụng, chẳng hạn như hệ thống quy trình làm việc (workflow system).
Ringisho đã tạo được nộp cho cấp trên trực tiếp. Cấp trên kiểm tra nội dung và yêu cầu sửa chữa nếu cần thiết. Người nộp đơn sửa chữa Ringisho theo chỉ dẫn của cấp trên. Sau khi nhận được sự chấp thuận của cấp trên, bạn chuyển sang bước tiếp theo.
2. Luân chuyển đến tất cả cấp trên liên quan để xin phê duyệt
Ringisho được luân chuyển không chỉ đến cấp trên trực tiếp, mà còn đến người phụ trách các bộ phận liên quan. Thứ tự luân chuyển khác nhau tùy thuộc vào công ty và dự án, nhưng thông thường là luân chuyển theo thứ tự từ chức vụ thấp hơn đến chức vụ cao hơn.
Mỗi người phê duyệt xác nhận nội dung của Ringisho, có thể đặt câu hỏi hoặc yêu cầu sửa chữa. Nếu không có vấn đề gì, họ đóng dấu chấp thuận. Tuy nhiên, nếu bất kỳ người phê duyệt nào phản đối, Ringisho sẽ bị trả lại. Ringisho bị trả lại phải được sửa chữa lại và xin chấp thuận từ đầu.
Sau khi nhận được phê duyệt từ tất cả những người phê duyệt, Ringisho chính thức được chấp thuận. Ringisho đã được chấp thuận sẽ trở thành căn cứ cho việc thực hiện nội dung đề xuất.
Các tình huống chính mà Ringi (稟議) được sử dụng trong công ty Nhật Bản
Ringi được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau trong các công ty Nhật Bản. Dưới đây là 4 trường hợp tiêu biểu.
Khi ký kết hợp đồng với công ty khác
Trong các công ty Nhật Bản, việc ký kết hợp đồng với đối tác kinh doanh thường cần Ringi. Đặc biệt đối với các hợp đồng lớn hoặc hợp đồng dài hạn, việc ra quyết định thận trọng là cần thiết. Do đó, việc đính kèm bản nháp hợp đồng vào Ringisho và xin chấp thuận từ các bộ phận liên quan là phổ biến.
Ngoài ra, tùy thuộc vào nội dung hợp đồng, sự xác nhận của các bộ phận chuyên môn như bộ phận pháp lý và bộ phận kế toán có thể là cần thiết. Hệ thống Ringi cho phép xin chấp thuận từ các bộ phận này một cách hiệu quả.
Ở Nhật Bản, khi bạn ký hợp đồng với một công ty khác, bạn cần xin chấp thuận của cấp trên thông qua Ringisho. Việc có Ringisho cũng là phổ biến cho việc tuyển dụng nhân viên và lịch trình công tác.
Khi phát sinh chi phí
Trong các công ty Nhật Bản, Ringi cũng được sử dụng cho việc chi tiêu. Ví dụ, Ringi là cần thiết khi mua thiết bị đắt tiền hoặc tổ chức sự kiện quy mô lớn, khi chi tiêu vượt quá ngân sách dự kiến.
Ringisho chi tiêu ghi rõ mục đích và nội dung chi tiêu, cùng với chi tiết ngân sách. Bạn cũng có thể đính kèm các tài liệu liên quan như báo giá và kế hoạch. Dựa trên những thông tin này, cấp trên và các bộ phận liên quan sẽ đánh giá sự hợp lý của việc chi tiêu.
【Các chi phí chính cần Ringisho】
- Chi phí thuê ngoài (Gaichūhi)
- Đồ dùng văn phòng/Thiết bị
- Triển khai hệ thống (Bảo mật, Số hóa nghiệp vụ, v.v.)
- Tiếp đãi và Sự kiện
Khi tuyển dụng nhân viên mới
Trong các công ty Nhật Bản, việc tuyển dụng nhân viên mới cũng là một vấn đề Ringi. Đặc biệt đối với các công ty lớn, việc chấp thuận không chỉ từ bộ phận nhân sự mà còn từ bộ phận được phân công là cần thiết.
Ringisho tuyển dụng ghi thông tin về ứng viên, kết quả tuyển chọn, bộ phận được phân công, và lương. Dựa trên những thông tin này, người phụ trách các bộ phận liên quan sẽ đánh giá sự phù hợp của việc tuyển dụng. Việc thực hiện Ringi giúp công ty đưa ra quyết định tối ưu về bố trí nhân sự.
Khi xin chấp thuận cho lịch trình công tác hoặc kế hoạch
Trong các công ty Nhật Bản, Ringi cũng được sử dụng khi có sự thay đổi trong lịch trình làm việc thông thường, chẳng hạn như công tác, nghỉ phép, hoặc nghỉ việc. Điều này là để quản lý hành vi của cấp dưới và đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
Ringisho công tác hoặc nghỉ phép ghi rõ ngày, mục đích, chi phí đi lại, v.v. Cấp trên kiểm tra thông tin này, đánh giá tác động đến công việc, và quyết định có chấp thuận hay không.
Nội dung và Cách viết Ringisho (稟議書) được sử dụng cho Ringi (稟議)
Sau đây là giải thích về nội dung và cách viết cụ thể của Ringisho. Mặc dù định dạng Ringisho khác nhau tùy công ty, nhưng thường bao gồm các mục sau:
Vấn đề đề xuất Ringi
Ở đầu Ringisho, bạn ghi tóm tắt về vấn đề đề xuất Ringi. Ví dụ, tóm tắt ngắn gọn các điểm chính như “Về việc triển khai hệ thống ○○” hoặc “Về việc hợp tác kinh doanh với Công ty △△”.
Ở phần này, hãy sử dụng các cách diễn đạt dễ hiểu để cấp trên và những người liên quan có thể nắm bắt nội dung ngay lập tức. Hạn chế sử dụng thuật ngữ chuyên môn và cố gắng viết bằng ngôn ngữ đơn giản.
Mục đích/Lý do đề xuất Ringi
Tiếp theo, bạn giải thích chi tiết mục đích và lý do thực hiện Ringi. Hãy mô tả cụ thể lý do tại sao vấn đề đó là cần thiết, và lợi ích đối với công ty là gì.
Ví dụ, nếu triển khai hệ thống mới, hãy giải thích các hiệu ứng mong đợi như “cải thiện hiệu suất nghiệp vụ” hoặc “giảm chi phí”, kèm theo số liệu. Nếu thực hiện hợp tác kinh doanh, hãy nêu rõ ý nghĩa chiến lược như “hiệu ứng hợp lực” hoặc “mở rộng thị phần”.
Ngân sách dự kiến
Nếu Ringi yêu cầu ngân sách, bạn ghi rõ số tiền. Hãy ghi chi tiết phân bổ ngân sách càng nhiều càng tốt.
Ví dụ, đối với việc triển khai hệ thống, hãy ghi rõ số tiền cho từng mục như “chi phí phần cứng”, “chi phí phần mềm”, và “chi phí bảo trì”. Đối với hợp tác kinh doanh, hãy làm rõ số vốn cần thiết, chẳng hạn như “số tiền đầu tư” và “vốn lưu động”.
Đính kèm các tài liệu chứng minh tính hợp lý của số tiền, chẳng hạn như báo giá và bảng tính, sẽ tăng tính thuyết phục.
Rủi ro và Nhược điểm dự kiến
Ringi không chỉ có lợi ích mà luôn có rủi ro và nhược điểm. Điều quan trọng là phải làm rõ và ghi rõ những điều này trong Ringisho.
Ví dụ, đối với việc triển khai hệ thống, hãy liệt kê các vấn đề có thể xảy ra như “xử lý khi có sự cố” hoặc “các thách thức về bảo mật”. Đối với hợp tác kinh doanh, hãy ghi rõ các nhược điểm dự kiến như “rủi ro tín dụng của đối tác” hoặc “gánh nặng công việc tích hợp”.
Việc làm rõ rủi ro và nhược điểm giúp người ra quyết định đánh giá sự phù hợp của dự án một cách thận trọng hơn. Ngoài ra, trách nhiệm cũng sẽ được làm rõ khi có vấn đề xảy ra.
Hồ sơ đính kèm
Cuối cùng, bạn đính kèm các tài liệu bổ sung nội dung của Ringisho. Ví dụ, các tài liệu sau có thể được xem xét:
- Báo giá/Hóa đơn
- Hợp đồng/Biên bản ghi nhớ
- Kế hoạch/Lịch trình
- Bản vẽ/Đặc tả kỹ thuật
- Dữ liệu nghiên cứu thị trường/Tài liệu thống kê
Việc đính kèm các tài liệu này giúp truyền đạt nội dung của Ringisho một cách cụ thể và chi tiết hơn.
Các điểm chính khi viết Ringisho (稟議書)
Cuối cùng, chúng tôi sẽ tổng hợp các lưu ý khi lập Ringisho. Ringisho là một công cụ quan trọng để thuyết phục cấp trên và những người liên quan, và tiến hành ra quyết định suôn sẻ. Nắm vững các điểm sau sẽ giúp bạn tạo ra Ringisho dễ được chấp thuận hơn.
Viết sao cho người không liên quan cũng hiểu được
Người đọc Ringisho có thể bao gồm những người không am hiểu chi tiết về vấn đề. Hãy cố gắng sử dụng các cách diễn đạt đơn giản để ngay cả những người không chuyên cũng có thể hiểu được nội dung.
Ví dụ, tránh sử dụng trực tiếp các thuật ngữ IT hoặc thuật ngữ chuyên ngành. Nếu nhất thiết phải sử dụng thuật ngữ chuyên môn, cần có sự cân nhắc, chẳng hạn như thêm chú thích. Ngoài ra, nên hạn chế sử dụng từ viết tắt hoặc biệt ngữ nội bộ công ty, và thay thế bằng ngôn ngữ phổ thông.
Việc chọn từ ngữ có sự cân nhắc đối với người đọc sẽ giúp giao tiếp suôn sẻ.
Phần liên quan đến tài chính phải rõ ràng, không mơ hồ
Mô tả liên quan đến ngân sách và chi phí phải cụ thể và rõ ràng. Tránh các cách diễn đạt mơ hồ và cố gắng giải thích bằng số liệu.
Ví dụ, thay vì viết ước tính là “khoảng vài triệu yên”, hãy chỉ rõ số tiền cụ thể là “khoảng 3.5 triệu yên”. Ngoài ra, việc định lượng là hiệu quả hơn việc sử dụng các diễn đạt trừu tượng như “giảm chi phí” thành “dự kiến giảm 30% chi phí”.
Việc đính kèm các tài liệu chứng minh tính hợp lý của số tiền cũng rất quan trọng. Đính kèm báo giá, hóa đơn, hoặc bảng giá sẽ tăng tính thuyết phục.
Mô tả và tài liệu phải cụ thể và chi tiết
Nội dung của Ringisho nên được mô tả cụ thể và chi tiết nhất có thể. Các cách diễn đạt trừu tượng khiến người đọc khó hiểu.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là phải viết dài dòng. Bí quyết là tập trung vào các điểm chính và tóm tắt ngắn gọn. Việc sử dụng gạch đầu dòng và biểu đồ cũng là cách hiệu quả.
Ngoài ra, việc đính kèm thông tin chi tiết dưới dạng tài liệu bổ sung cũng là một phương pháp. Bạn giải thích tổng quan trong phần thân bài, và để nội dung chi tiết cho phụ lục. Điều này giúp truyền đạt tất cả thông tin cần thiết trong khi vẫn giữ phần thân bài ngắn gọn.
Ghi cả Rủi ro và Nhược điểm
Ringi không chỉ có lợi ích mà còn có rủi ro và nhược điểm. Điều quan trọng là phải tiết lộ và ghi rõ những điều này.
Việc làm rõ rủi ro giúp người đọc đánh giá sự phù hợp của dự án một cách thận trọng hơn. Ngoài ra, nó cũng làm rõ trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
Tuy nhiên, việc nhấn mạnh quá mức rủi ro có thể phản tác dụng. Đừng quên ghi kèm các biện pháp đối phó với rủi ro và các lợi ích lớn hơn rủi ro.
Tổng kết
Chúng tôi đã giải thích chi tiết về Ringi và Ringisho. Ringi là một cơ chế độc đáo bén rễ trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, nhưng nó đóng vai trò quan trọng trong việc tiến hành kinh doanh suôn sẻ.
Nếu bạn làm việc tại một công ty Nhật Bản, bạn cần hiểu cơ chế Ringi và đối ứng một cách thích hợp. Mặc dù đây có thể là một quy trình tốn công sức, hãy coi đó là một bước quan trọng để nâng cao chất lượng ra quyết định và thực hiện giao tiếp suôn sẻ.
Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về Ringi và Ringisho. Việc hiểu văn hóa độc đáo của công ty Nhật Bản là bước đầu tiên để tiến hành kinh doanh suôn sẻ. Hãy tận dụng Ringi một cách hiệu quả để ra quyết định hiệu quả.
