Sổ Đăng ký Cư trú (Jūminhyō) là gì? Tổng quan, cách lập, khi nào cần chuyển đổi và cách lấy bản sao
Nhiều người Việt Nam mới đến Nhật Bản thường bối rối không biết cách làm Sổ Đăng ký Cư trú (Jūminhyō) như thế nào.
[Image of Documents and people at a city office]
Chắc chắn nhiều bạn có thắc mắc về thời điểm thích hợp để chuyển đổi Sổ Đăng ký Cư trú hoặc cách lấy bản sao của nó.
Sổ Đăng ký Cư trú là một tài liệu vô cùng quan trọng khi bạn mới định cư tại Nhật Bản từ nước ngoài hoặc khi chuyển nơi ở trong nước.
Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về tổng quan cơ bản của Sổ Đăng ký Cư trú, các tình huống cụ thể cần có tài liệu này, khi nào cần chuyển đổi Sổ Đăng ký Cư trú, và cách lấy bản sao. Hãy đọc hết bài viết này để nắm vững tổng quan về Sổ Đăng ký Cư trú.
Sổ Đăng ký Cư trú (Jūminhyō) là gì?
Sổ Đăng ký Cư trú (Jūminhyō) là tài liệu được sử dụng để chứng minh địa chỉ của bạn khi cần thiết phải khai báo địa chỉ.
Theo “Luật Sửa đổi một phần Luật Đăng ký Cơ bản của Cư dân”, Sổ Đăng ký Cư trú đã được cấp cho người nước ngoài kể từ ngày 9 tháng 7 năm Heisei 24 (2012).
Thông tin được ghi trong Sổ Đăng ký Cư trú khác nhau giữa công dân Nhật Bản và người nước ngoài. Đối với người nước ngoài, ngoài các thông tin cơ bản, Sổ Đăng ký Cư trú còn ghi nhiều thông tin khác nhau, bao gồm các vấn đề liên quan đến bảo hiểm (Bảo hiểm Hưu trí Quốc dân và Bảo hiểm Xã hội). Dưới đây là các mục cụ thể được ghi:
Thông tin Cơ bản
- Họ tên
- Ngày sinh
- Giới tính
- Địa chỉ
- Quốc tịch
- Số Cá nhân (My Number): Số được cấp cho tất cả mọi người cư trú tại Nhật Bản.
- Ngày đăng ký cư trú tại Nhật Bản với tư cách người nước ngoài: Ngày Sổ Đăng ký Cư trú lần đầu được lập.
Các vấn đề liên quan đến Người được bảo hiểm
- Tư cách Bảo hiểm Y tế Quốc dân
- Tư cách Bảo hiểm Chăm sóc Dài hạn
- Tư cách Bảo hiểm Hưu trí Quốc dân v.v.
Các mục được ghi cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào thời gian và mục đích lưu trú (như lưu trú trung và dài hạn, hoặc cư trú vĩnh viễn đặc biệt). Để biết chi tiết, bạn có thể tham khảo trang web của Bộ Nội vụ và Truyền thông.
| (1) Người lưu trú trung và dài hạn（Đối tượng được cấp Thẻ Cư trú） | Thông tin về việc là người lưu trú trung và dài hạn, tư cách lưu trú, thời hạn lưu trú và ngày hết hạn thời hạn lưu trú, cùng với số Thẻ Cư trú được ghi trên Thẻ Cư trú. |
| (2) Người cư trú vĩnh viễn đặc biệt | Thông tin về việc là người cư trú vĩnh viễn đặc biệt, cùng với số Giấy chứng nhận Cư trú Vĩnh viễn Đặc biệt được ghi trên Giấy chứng nhận Cư trú Vĩnh viễn Đặc biệt. |
| (3) Người được phép lánh nạn tạm thời hoặc Người được phép tạm trú | Thông tin về việc là người được phép lánh nạn tạm thời hoặc người được phép tạm trú, cùng với thời hạn nhập cảnh (được ghi trên Giấy phép lánh nạn tạm thời) hoặc thời hạn tạm trú (được ghi trên Giấy phép tạm trú). |
| (4) Người lưu trú quá hạn do sinh đẻ hoặc mất quốc tịch | Thông tin về việc là người lưu trú quá hạn do sinh đẻ hoặc mất quốc tịch. |
Khi nào cần lập Sổ Đăng ký Cư trú (Jūminhyō) và cách làm
Đối với người Việt Nam mới chuyển đến Nhật Bản hoặc dự định lưu trú dài hạn, việc lập Sổ Đăng ký Cư trú là một trong những thủ tục rất quan trọng.
Cụ thể, bạn cần làm Sổ Đăng ký Cư trú nếu bạn đã quyết định chỗ ở tại Nhật Bản và dự định lưu trú **từ 3 tháng trở lên**. Hãy tiến hành thủ tục tại văn phòng hành chính thành phố/huyện nơi bạn cư trú **trong vòng 14 ngày** kể từ ngày bạn quyết định địa chỉ.
Khi làm thủ tục, **bắt buộc phải mang theo Thẻ Cư trú (Zairyu Card)**. Thẻ Cư trú được sử dụng để xác minh thông tin địa chỉ trong quá trình thủ tục và là một trong những tài liệu chứng minh cần thiết để lập Sổ Đăng ký Cư trú. Bạn nộp đơn xin lập Sổ Đăng ký Cư trú cùng với các tài liệu cần thiết tại quầy tiếp nhận của văn phòng hành chính thành phố/huyện.
Việc lập Sổ Đăng ký Cư trú giúp chính thức ghi nhận việc bạn bắt đầu cuộc sống mới tại Nhật Bản và thiết lập cơ sở để bạn có thể nhận các dịch vụ công và các thủ tục cần thiết trong cuộc sống hàng ngày.
Khi nào cần chuyển đổi Sổ Đăng ký Cư trú (Jūminhyō)
Có hai trường hợp chính cần chuyển đổi Sổ Đăng ký Cư trú:
- Người nước ngoài đang sống ở Nhật Bản **chuyển đến một khu vực khác** trong Nhật Bản.
- Người nước ngoài đang sống ở Nhật Bản **chuyển ra nước ngoài**.
1. Khi người nước ngoài đang sống ở Nhật Bản chuyển đến một khu vực khác
Khi người nước ngoài đang sống ở Nhật Bản chuyển đến một khu vực khác, cần thực hiện các thủ tục sau:
- Thực hiện thủ tục **khai báo chuyển đi (Tenshutsu Todoke)** tại văn phòng hành chính thành phố/huyện nơi bạn cư trú hiện tại (địa chỉ cũ).
- Sau khi hoàn tất thủ tục khai báo chuyển đi, thực hiện thủ tục **khai báo chuyển đến (Tennyū Todoke)** tại văn phòng hành chính của khu vực mới (địa chỉ mới).
Nếu bạn có Thẻ My Number, bạn có thể thực hiện thủ tục khai báo chuyển đi trực tuyến dễ dàng thông qua dịch vụ online My Na Portal. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian đến văn phòng hành chính. Bạn có thể tải ứng dụng và hoàn tất thủ tục hành chính khác trực tuyến. Thủ tục khai báo chuyển đến phải được thực hiện trong vòng **14 ngày** kể từ ngày bạn quyết định địa chỉ mới. Thủ tục khai báo chuyển đến cần có **Giấy chứng nhận Chuyển đi (Tenshutsu Todoke Shōmeisho)** được cấp khi bạn thực hiện thủ tục khai báo chuyển đi. Nếu bạn đã sử dụng My Na Portal để khai báo chuyển đi, giấy tờ cần thiết cho thủ tục chuyển đến chỉ là Thẻ My Number.
2. Khi người nước ngoài đang sống ở Nhật Bản chuyển ra nước ngoài
Khi người nước ngoài đang sống ở Nhật Bản chuyển ra nước ngoài, về nguyên tắc, cũng cần thực hiện thủ tục **khai báo chuyển ra nước ngoài (Kokugai Tenshutsu Todoke)**.
[Image of Airplane taking off]
Khác với việc chuyển nơi ở trong nước, bạn dễ quên thủ tục khai báo chuyển đi này, vì vậy hãy lưu ý.
2 Cách lấy Bản sao Sổ Đăng ký Cư trú (Jūminhyō no Utsushi)
Bản sao Sổ Đăng ký Cư trú là tài liệu quan trọng cần thiết cho nhiều thủ tục. Dưới đây là 2 phương pháp chính để lấy bản sao:
（１）Lấy tại quầy tiếp nhận của văn phòng hành chính thành phố/huyện
Bạn có thể lấy bản sao Sổ Đăng ký Cư trú trực tiếp tại quầy tiếp nhận của văn phòng hành chính thành phố/huyện nơi bạn cư trú. Khi lấy bản sao, bạn có thể được yêu cầu xuất trình giấy tờ xác minh danh tính, vì vậy hãy kiểm tra trước những gì cần thiết.
Giờ làm việc của văn phòng hành chính khác nhau tùy theo chính quyền địa phương. Đặc biệt, văn phòng thường đóng cửa vào thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày lễ quốc gia, vì vậy nên kiểm tra giờ làm việc trước khi đến.
（２）Lấy tại máy photocopy đa năng ở cửa hàng tiện lợi
Nếu bạn có Thẻ My Number, bạn có thể dễ dàng lấy bản sao Sổ Đăng ký Cư trú bằng máy photocopy đa năng (Multi-copy Machine) được lắp đặt tại các cửa hàng tiện lợi trên toàn quốc. Dịch vụ cấp bản sao tại cửa hàng tiện lợi này rất tiện lợi vì bạn có thể sử dụng ngoài giờ làm việc của văn phòng hành chính.
Thời gian có thể lấy bản sao tại cửa hàng tiện lợi thường là từ 6:30 sáng đến 11:00 tối hàng ngày. Phí dịch vụ là 200 yên/bản, rẻ hơn 100 yên so với lấy tại quầy (có thể khác nhau tùy theo chính quyền địa phương). Nên kiểm tra trước trên trang web của chính quyền thành phố/huyện về các cửa hàng tiện lợi và phí dịch vụ.
Tuy nhiên, dịch vụ cấp bản sao tại cửa hàng tiện lợi này không được cung cấp ở tất cả các chính quyền địa phương, vì vậy cần kiểm tra trước.
Nguồn tham khảo: Dịch vụ Cấp Bản sao tại Cửa hàng Tiện lợi (Convenience Store Kōfu).
Tóm tắt
Bài viết này đã giới thiệu tổng quan về Sổ Đăng ký Cư trú (Jūminhyō) dành cho người Việt Nam. Các điểm quan trọng về Sổ Đăng ký Cư trú là:
- Sổ Đăng ký Cư trú là chứng nhận quan trọng về địa chỉ của bạn tại Nhật Bản.
- Theo “Luật Sửa đổi một phần Luật Đăng ký Cơ bản của Cư dân”, người nước ngoài cũng cần lập Sổ Đăng ký Cư trú từ năm Heisei 24 (2012).
- Khi chuyển từ nước ngoài đến Nhật Bản, chuyển nơi ở trong nước, hoặc chuyển từ trong nước ra nước ngoài, bạn cần thực hiện thủ tục tại văn phòng hành chính thành phố/huyện để thay đổi nội dung Sổ Đăng ký Cư trú.
- Bản sao Sổ Đăng ký Cư trú có thể được cấp tại văn phòng hành chính thành phố/huyện hoặc tại máy photocopy đa năng ở cửa hàng tiện lợi (nếu có Thẻ My Number).
- Sở hữu Thẻ My Number giúp việc khai báo chuyển đi và lấy bản sao Sổ Đăng ký Cư trú trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.
Các thủ tục liên quan đến Sổ Đăng ký Cư trú là điều cần thiết trong cuộc sống ở Nhật Bản. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kiến thức cơ bản về Sổ Đăng ký Cư trú và tiến hành các thủ tục cần thiết một cách suôn sẻ.
Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác của chúng tôi về các thủ tục liên quan đến Thẻ Cư trú và điều kiện xin tư cách vĩnh trú tại Nhật Bản.
