日本の履歴書の書き方と入手方法を外国人向けに解説
Đối với bạn nhắm đến việc tìm việc làm/chuyển việc ở Nhật Bản, việc tạo sơ yếu lý lịch (rirekisho) có lẽ là một rào cản lớn. Sơ yếu lý lịch Nhật Bản có nhiều mục cần điền hơn so với các nước khác, và có các quy tắc và phép tắc độc đáo. Tuy nhiên, sơ yếu lý lịch là bước đầu tiên trong hoạt động tìm việc làm/chuyển việc. Việc trang bị cách viết đúng là rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt với người phụ trách tuyển dụng.
Bài viết này sẽ giải thích dễ hiểu về cách viết cơ bản, nơi lấy, và những lưu ý của sơ yếu lý lịch Nhật Bản. Hãy hiểu các quy tắc và phép tắc sơ yếu lý lịch độc đáo của Nhật Bản để tạo ra một sơ yếu lý lịch có thể thể hiện tối đa kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Nếu bạn đang nhắm đến việc tìm việc làm/chuyển việc ở Nhật Bản, hãy tham khảo bài viết này để hoàn thiện sơ yếu lý lịch hấp dẫn.
4 Phương pháp lấy Sơ yếu lý lịch
Có 4 phương pháp chính để lấy sơ yếu lý lịch: mua tại cửa hàng, tải xuống từ internet, tạo trên máy tính bằng mẫu có sẵn của Microsoft Word, hoặc sử dụng dịch vụ trực tuyến.
1. Mua tại cửa hàng
Phương pháp phổ biến nhất là mua tại cửa hàng tiện lợi, hiệu sách, hoặc cửa hàng 100 yên. Bạn cũng có thể dễ dàng mua trên các trang web như Amazon hoặc Rakuten Ichiba. Nếu công ty không có yêu cầu cụ thể nào, chúng tôi khuyên bạn nên mua sơ yếu lý lịch **tiêu chuẩn JIS** (Japanese Industrial Standards). Sơ yếu lý lịch tiêu chuẩn JIS là định dạng được chấp nhận rộng rãi bởi nhiều công ty, và các mục cần điền cũng được tiêu chuẩn hóa, vì vậy bạn có thể yên tâm sử dụng.
2. Tải xuống
Có rất nhiều mẫu sơ yếu lý lịch có thể tải xuống miễn phí trên internet. Tìm kiếm bằng các từ khóa như “sơ yếu lý lịch tải xuống”, “sơ yếu lý lịch mẫu”, “sơ yếu lý lịch PDF”, v.v., sẽ cho phép bạn tải xuống nhiều loại sơ yếu lý lịch khác nhau. Tương tự như việc mua tại cửa hàng, nếu không có yêu cầu cụ thể, việc tải xuống sơ yếu lý lịch tiêu chuẩn JIS là tốt nhất. Việc này tiện lợi vì bạn có thể in tại nhà, nhưng lưu ý rằng chất liệu giấy có thể khác so với sơ yếu lý lịch mua tại cửa hàng. Ngoài ra, nếu viết tay, hãy tải xuống định dạng PDF. Nếu tạo bằng máy tính, hãy tải xuống định dạng Word hoặc Excel.
3. Sử dụng mẫu có sẵn (Template)
Microsoft Word có các mẫu sơ yếu lý lịch có sẵn. Sử dụng mẫu có sẵn rất tiện lợi vì bạn có thể tạo sơ yếu lý lịch bằng cách chỉ cần điền vào các mục. Tuy nhiên, một số công ty không thích sơ yếu lý lịch làm từ mẫu có sẵn, vì vậy hãy tuân theo chỉ dẫn của công ty ứng tuyển.
4. Tạo trực tuyến
Gần đây, số lượng dịch vụ cho phép bạn tạo sơ yếu lý lịch trực tuyến đang tăng lên. Một số dịch vụ cho phép bạn tạo sơ yếu lý lịch bằng điện thoại thông minh và in tại cửa hàng tiện lợi, rất dễ sử dụng. Khi sử dụng dịch vụ trực tuyến, hãy chắc chắn kiểm tra kỹ lưỡng việc xử lý thông tin cá nhân. Sơ yếu lý lịch có thể được tạo bằng nhiều cách khác nhau, bạn nên chọn phương pháp phù hợp với tình hình của mình. Nếu công ty không có yêu cầu cụ thể, sử dụng sơ yếu lý lịch tiêu chuẩn JIS là tốt nhất. Nếu tạo bằng máy tính, hãy kiểm tra kỹ lưỡng bố cục sau khi in để đảm bảo nó không có vấn đề gì trước khi nộp.
6 Quy tắc và Phép tắc của Sơ yếu lý lịch
Khi viết sơ yếu lý lịch, bạn cần tuân thủ một số quy tắc và phép tắc (manner). Tuân thủ những quy tắc này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người phụ trách tuyển dụng.
1. Tuyệt đối không viết dối
Việc viết thông tin sai sự thật trong sơ yếu lý lịch là điều tuyệt đối phải tránh. Nếu bị phát hiện nói dối, bạn không chỉ mất lòng tin mà còn có khả năng bị xử phạt ngay cả sau khi được tuyển dụng. Điều quan trọng là điền thông tin một cách trung thực.
2. Tuân theo chỉ dẫn của công ty về việc viết tay hay tạo bằng máy tính
Việc viết sơ yếu lý lịch bằng tay hay tạo bằng máy tính phải tuân theo chỉ dẫn của công ty. Gần đây, việc tạo bằng máy tính là phổ biến, nhưng một số công ty vẫn yêu cầu viết tay. Nếu không có chỉ dẫn cụ thể, việc tạo bằng máy tính là không có vấn đề gì. Tuy nhiên, hãy chú ý đến bố cục và khả năng đọc chữ khi in ra.
3. Viết lại nếu có sai sót
Nếu có sai sót trong sơ yếu lý lịch, hãy viết lại bằng một tờ sơ yếu lý lịch mới thay vì sử dụng bút xóa hoặc băng keo xóa. Sơ yếu lý lịch có dấu vết sửa chữa có thể tạo ấn tượng không trung thực với người phụ trách tuyển dụng.
4. Không viết tắt
Các mục trong sơ yếu lý lịch phải được điền bằng tên chính thức, không viết tắt. Đặc biệt, tên trường học và tên công ty trong mục học vấn và kinh nghiệm làm việc phải được ghi bằng tên chính thức. Ví dụ, trường trung học phổ thông phải được ghi bằng tên chính thức là **”〇〇 Kōtō Gakkō”** (Trường THPT 〇〇). Ngoài ra, tránh viết tắt tên thời kỳ như Reiwa là R, Heisei là H, hoặc năm 1990 là ’90.
5. Viết bằng bút mực đen
Nếu viết tay, hãy sử dụng bút bi mực đen. Tránh bút chì, bút có thể xóa, hoặc bút màu. Ngay cả khi tạo bằng máy tính, việc sử dụng phông chữ màu đen là phổ biến.
6. Không tái sử dụng
Việc tái sử dụng sơ yếu lý lịch đã viết là vi phạm phép tắc. Bạn cần viết lại lý do ứng tuyển và tự giới thiệu cho mỗi công ty ứng tuyển. Tuân thủ 6 quy tắc và phép tắc này sẽ giúp bạn tạo ra một sơ yếu lý lịch tạo ấn tượng tốt với người phụ trách tuyển dụng. Điều quan trọng là viết sơ yếu lý lịch với thái độ trung thực, chú ý đến các quy tắc chi tiết.
Cách viết Sơ yếu lý lịch
Dưới đây là cách viết cụ thể của sơ yếu lý lịch. Mỗi mục trong sơ yếu lý lịch đều có nội dung cần điền.
1. Ngày tháng
Ngày tháng trong sơ yếu lý lịch phải được điền là ngày nộp hoặc ngày trước ngày nộp. Hãy điền ngày phù hợp với ngày phỏng vấn hoặc ngày nộp.
2. Tên
Tên phải được điền là họ tên đầy đủ theo giấy khai sinh. Để một khoảng trắng giữa họ và tên, và đừng quên điền phiên âm (furigana).
3. Ngày sinh và Tuổi
Ngày sinh phải được điền bằng lịch Tây (seireki), và tuổi là tuổi tính đến ngày nộp sơ yếu lý lịch.
4. Ảnh
Sử dụng ảnh chứng minh thư được chụp trong vòng 3 tháng. Nên chọn ảnh có biểu cảm tươi tắn, mặc trang phục trang trọng (vest, v.v.).
5. Địa chỉ hiện tại, Số điện thoại, Email
Địa chỉ hiện tại phải được điền chi tiết, bắt đầu từ tên tỉnh thành, và không được bỏ qua tên tòa nhà. Số điện thoại có thể là điện thoại nhà hoặc điện thoại di động. Điều quan trọng là điền số dễ liên lạc. Email cũng phải là địa chỉ bạn thường xuyên kiểm tra.
6. Địa chỉ liên hệ
Nếu địa chỉ liên hệ giống với địa chỉ hiện tại, bạn có thể điền **”Dōjō”** (同上 – như trên).
7. Học vấn/Kinh nghiệm làm việc
Học vấn được điền từ sau khi tốt nghiệp trung học phổ thông. Điền tên chính thức của trường đại học hoặc trường chuyên môn, tên khoa/ngành, và tháng/năm nhập học/tốt nghiệp. Kinh nghiệm làm việc được điền theo thứ tự thời gian, bao gồm cả kinh nghiệm làm thêm và nhân viên phái cử. Điền chi tiết ngày nhập công ty, ngày nghỉ việc, tên công ty, tên bộ phận, và loại hình công việc.
Nếu mục học vấn và kinh nghiệm làm việc là cùng một cột, hãy viết học vấn trước, sau đó là kinh nghiệm làm việc.
Học vấn thường được điền từ trình độ trước trình độ cao nhất. Tên trường học phải được điền bằng tên chính thức, bao gồm cả khoa và chuyên ngành.
Nhân tiện, trình độ cao nhất (Saishū Gakureki) không phải là trường cuối cùng bạn tốt nghiệp, mà là trình độ học vấn cao nhất. Ví dụ, nếu bạn tốt nghiệp đại học ở nước sở tại sau khi tốt nghiệp trung học phổ thông, sau đó đến Nhật Bản và nhập học/tốt nghiệp trường chuyên môn, trình độ cao nhất của bạn là **”Đại học”**. Do đó, học vấn trong sơ yếu lý lịch được điền từ trình độ trước trình độ đại học.
Nếu bạn bỏ học, điền **”Chūtai”** (中退 – bỏ học). Nếu bạn đang theo học, điền **”Sotsugyō Mikomi”** (卒業見込み – dự kiến tốt nghiệp). Kinh nghiệm làm việc được bắt đầu bằng cách để trống một dòng sau phần học vấn, viết **”Shokureki”** (職歴 – Kinh nghiệm làm việc) ở giữa, và bắt đầu điền kinh nghiệm làm việc từ dòng tiếp theo. Lý do nghỉ việc được điền như sau:
- Tự nghỉ: “Isshinjō no tsugō ni yori taishoku” (一身上の都合により退職 – Nghỉ việc vì lý do cá nhân)
- Bị sa thải: “Kaisha tsugō ni yori taishoku” (会社都合により退職 – Nghỉ việc vì lý do công ty)
- Ngày nghỉ việc đã được quyết định: “Taishoku yotei” (退職予定 – Dự kiến nghỉ việc)
- Vẫn đang làm việc: “Genzai ni itaru” (現在に至る – Đến hiện tại)
Cuối cùng, viết **”Ijō”** (以上 – Hết) căn lề phải. Nếu bạn chuyển việc nhiều lần và không đủ chỗ để viết, hãy viết một phần trong sơ yếu lý lịch và ghi **”Chi tiết ghi trong Lý lịch công việc”** (Shōsai wa Shokumu Keirekisho Kinyū) và đính kèm Lý lịch công việc.
8. Bằng cấp/Chứng chỉ
Nếu có bằng cấp/chứng chỉ, hãy điền tên chính thức và tháng/năm cấp. Nếu không có, điền **”Nashi”** (なし – không có).
9. Lý do ứng tuyển (Shibō Dōki)
Lý do ứng tuyển phải được viết cụ thể về sự nhiệt tình của bạn đối với công ty ứng tuyển, và cách kinh nghiệm/kỹ năng của bạn có thể đóng góp cho công ty. Tuy nhiên, nếu sơ yếu lý lịch được nộp cho công ty môi giới việc làm, bạn có thể để trống mục lý do ứng tuyển.
10. Sở thích/Kỹ năng đặc biệt
Sở thích và kỹ năng đặc biệt phải là những điều bạn có thể thể hiện bản thân. Vì những mục này có thể là chủ đề trong phỏng vấn, không nên viết **”Toku ni nashi”** (特になし – không có gì đặc biệt). Bạn nên điền những điều bạn thích hoặc giỏi, và nếu có kỹ năng ngôn ngữ như tiếng Nhật, hãy ghi vào.
11. Mục nguyện vọng cá nhân (Hon’nin Kibō Ran)
Trong mục nguyện vọng cá nhân, việc điền **”Kisha no kitei ni shitagaimasu”** (貴社の規定に従います – Tôi sẽ tuân theo quy định của quý công ty) là phổ biến.
12. Thời gian đi làm
Thời gian đi làm (Tsūkin Jikan) được điền là thời gian cần thiết để đi từ nhà đến nơi làm việc. Nếu có mục ghi ga gần nhất, điền **”ga gần nhà nhất”**. Tổng thời gian đi làm phải được điền.
13. Người phụ thuộc/Vợ/chồng
Điền sự có mặt của vợ/chồng và số lượng người phụ thuộc. Người phụ thuộc (Fuyō Kazoku) là gia đình mà bạn nuôi dưỡng, không bao gồm vợ/chồng. Ví dụ, nếu bạn nuôi dưỡng 2 người con ngoài vợ/chồng, số lượng người phụ thuộc là **”2 người”**.
Trên đây là các mục chính và cách viết sơ yếu lý lịch. Việc điền chi tiết và trung thực từng mục là rất quan trọng.
3 điểm chính của Sơ yếu lý lịch hấp dẫn
Sơ yếu lý lịch là tài liệu quan trọng ảnh hưởng đến ấn tượng đầu tiên của ứng viên. Dưới đây là 3 điểm cần nắm vững để tạo ra sơ yếu lý lịch khiến người phụ trách tuyển dụng muốn gặp bạn.
1. Sơ yếu lý lịch sạch sẽ và dễ nhìn
Sơ yếu lý lịch phải được viết cẩn thận, không có lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy. Nếu viết tay, viết chữ cẩn thận. Nếu tạo bằng máy tính, điều chỉnh kích thước chữ và khoảng cách dòng để dễ nhìn. Cố gắng tạo bố cục có sự thống nhất tổng thể.
2. Ảnh
Ảnh sơ yếu lý lịch là điều đầu tiên người phụ trách tuyển dụng nhìn thấy. Chọn ảnh có biểu cảm tươi tắn, mặc trang phục trang trọng (vest, v.v.) và kiểu tóc phù hợp với môi trường kinh doanh. Mặc dù nên sử dụng ảnh chứng minh thư được chụp tại studio, nhưng ảnh chụp nhanh cũng không có vấn đề gì nếu nó sạch sẽ.
3. Viết cẩn thận ngay cả khi không giỏi tiếng Nhật
Việc viết sơ yếu lý lịch có thể là một công việc khó khăn đối với những bạn không nói tiếng Nhật như tiếng mẹ đẻ. Tuy nhiên, thái độ viết cẩn thận và nhiệt tình sẽ được truyền đạt đến người phụ trách tuyển dụng. Điều quan trọng là viết với sự chân thành, ngay cả khi tiếng Nhật không hoàn hảo. Nếu bạn không tự tin về tiếng Nhật, bạn nên nhờ bạn bè hoặc giáo viên người Nhật đáng tin cậy kiểm tra.
Kiểm tra cuối cùng
Bạn đã viết sơ yếu lý lịch tốt chưa?
Kiểm tra xem có bỏ sót hoặc lỗi nào không trước khi nộp sơ yếu lý lịch.
□ Bạn đã viết bằng bút bi mực đen không xóa được chưa?
□ Có mục nào chưa được điền không?
□ Có lỗi chính tả/lỗi đánh máy không?
□ Tên đã được phiên âm (furigana) chưa?
□ Niên đại (nengō) đã được thống nhất chưa?
□ Ảnh đã được dán chắc chắn chưa?
□ Đã viết “Ijō” (以上 – Hết) ở cuối mục học vấn/kinh nghiệm làm việc chưa?
Tổng kết
Sơ yếu lý lịch là tài liệu quan trọng trong hoạt động tìm việc làm/chuyển việc. Điều quan trọng là tạo sơ yếu lý lịch tuân thủ quy tắc và phép tắc chung của công ty. Ngoài ra, để tạo ấn tượng tốt với người phụ trách tuyển dụng, hãy cố gắng tạo sơ yếu lý lịch sạch sẽ và dễ nhìn. Nội dung sơ yếu lý lịch ảnh hưởng lớn đến quá trình tuyển chọn. Hãy dành thời gian để hoàn thiện sơ yếu lý lịch để thể hiện tối đa kinh nghiệm và kỹ năng của bạn. Việc nghiên cứu kỹ về công ty ứng tuyển và viết cụ thể lý do ứng tuyển/tự giới thiệu sẽ giúp truyền đạt sự nhiệt tình của bạn đến người phụ trách tuyển dụng. Việc tạo sơ yếu lý lịch là một công việc khó khăn, nhưng cũng là một cơ hội tốt để đối diện với bản thân. Hãy nhìn lại kinh nghiệm trước đây, xác nhận lại thế mạnh của mình, và viết sơ yếu lý lịch một cách chân thành. Nỗ lực chắc chắn sẽ được đền đáp.
Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác về thông tin tổng hợp hoạt động tìm việc làm ở Nhật Bản.
