Giải thích về Cách viết, Phép tắc, và Các từ/cụm từ thường dùng trong Email kinh doanh tiếng Nhật
Khi làm việc tại một công ty Nhật Bản, bạn sẽ gặp phải những tình huống cần viết email kinh doanh bằng tiếng Nhật. Email kinh doanh là một công cụ không thể thiếu trong giao tiếp nội bộ và bên ngoài công ty. Tuy nhiên, việc viết email kinh doanh bằng một ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ có thể khó khăn do rào cản ngôn ngữ.
Vì vậy, bài viết này sẽ giải thích chi tiết về thứ tự cơ bản, mẫu (template), phép tắc (manner) để không thất lễ với đối phương, và các từ/cụm từ thường dùng trong email kinh doanh tiếng Nhật. Ngay cả những bạn không tự tin về email kinh doanh bằng tiếng Nhật cũng sẽ có thể trang bị phép tắc và cách viết đúng đắn sau khi đọc bài viết này.
Thứ tự và Mẫu cơ bản để viết Email kinh doanh tiếng Nhật
Định dạng email kinh doanh Nhật Bản về cơ bản giống với các quốc gia khác. Tuy nhiên, có một số điểm cần lưu ý về thứ tự nội dung và các cách diễn đạt đặc trưng của tiếng Nhật.
Trước hết, hãy hiểu quy trình cơ bản để viết email kinh doanh Nhật Bản.
1. Tiêu đề (Kenmei)
Trong môi trường kinh doanh, một lượng lớn email được trao đổi hàng ngày. Do đó, điều quan trọng là phải viết tiêu đề một cách **cụ thể và ngắn gọn** để người nhận có thể nắm bắt nội dung email ngay lập cấp. Lưu ý rằng tiêu đề mơ hồ có thể khiến các email quan trọng bị bỏ sót.
2. Tên người nhận (Atena)
Trong email kinh doanh Nhật Bản, bạn phải luôn viết Tên người nhận (Atena) trước khi vào phần thân bài. Atena đề cập đến tên người, công ty, hoặc bộ phận nhận email. Khi gửi email cho người bên ngoài công ty, thông thường là thêm kính ngữ **”sama”** vào sau tên người nhận.
3. Lời chào đầu câu (Buntō no Aisatsu)
Sau Atena, bạn thêm một lời chào đơn giản như **”Itsumo Osewa ni natte orimasu”** (Luôn cảm ơn sự hỗ trợ của bạn) hoặc **”Taihen gobusata shite orimasu”** (Đã lâu không liên lạc). Lời chào này đóng vai trò bắt đầu email và làm suôn sẻ mối quan hệ với đối phương. Hãy chọn lời chào phù hợp tùy theo tình huống.
4. Lời kết thúc cuối câu (Bummatsu no Shime no Kotoba)
Sau phần thân bài, thông thường là thêm lời kết thúc cuối câu như **”Yoroshiku onegai itashimasu”** (Xin vui lòng hỗ trợ) hoặc **”Gokakunin no hodo yoroshiku onegai itashimasu”** (Xin vui lòng xác nhận). Lời kết thúc này làm rõ sự kết thúc của email. Nó cũng bao hàm ý nghĩa bày tỏ lòng biết ơn đối với đối phương và yêu cầu hợp tác với các vấn đề được đề cập.
5. Chữ ký (Shomei)
Cuối email, bạn kết thúc bằng chữ ký (Shomei) ghi tên và tên công ty của người gửi. Chữ ký ghi rõ họ tên, bộ phận trực thuộc, chức vụ, và thông tin liên hệ. Đặc biệt, bạn nên viết tên bằng ngôn ngữ nước sở tại trước, sau đó ghi phiên âm Katakana bên cạnh. Sử dụng Hiragana trong phiên âm là không tự nhiên trong email kinh doanh.
Trên đây là thứ tự và mẫu cơ bản để viết email kinh doanh Nhật Bản. Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét phép tắc quan trọng khi viết email kinh doanh.
Phép tắc để không thất lễ trong Email kinh doanh Nhật Bản
Khi viết email kinh doanh bằng tiếng Nhật, việc tuân thủ phép tắc là rất quan trọng để không thất lễ với đối phương. Đối với bạn, cách sử dụng kính ngữ và quy tắc viết email có thể khó khăn nếu bạn chưa quen. Dưới đây là 2 phép tắc quan trọng trong email kinh doanh Nhật Bản.
1. Sử dụng Kính ngữ (Keigo)
Trong email kinh doanh Nhật Bản, việc sử dụng kính ngữ là một phép tắc bắt buộc. Sử dụng kính ngữ thể hiện sự tôn trọng đối với đối phương. Các cách diễn đạt kính ngữ cơ bản bao gồm **”〜de gozaimasu”**, **”〜itashimasu”**, **”〜sasete itadakimasu”**. Ngoài ra, việc sử dụng thích hợp Khiêm nhường ngữ (Kenjōgo) và Tôn kính ngữ (Sonkeigo) cũng là điều quan trọng.
Nếu bạn không tự tin về cách sử dụng kính ngữ, bạn có thể tham khảo các câu ví dụ hoặc tận dụng sách và trang web về cách viết email kinh doanh để học hỏi.
2. Viết ngắn gọn và dễ hiểu
Email kinh doanh là công cụ để truyền tải thông tin cần thiết một cách chính xác trong thời gian giới hạn. Do đó, nội dung email được yêu cầu phải viết ngắn gọn và dễ hiểu. Tránh giải thích dài dòng và sử dụng gạch đầu dòng để sắp xếp nội dung dễ đọc.
Ngoài ra, hãy cố gắng sử dụng các cách diễn đạt đơn giản và tránh các từ ngữ khó hoặc thuật ngữ chuyên môn có thể khiến đối phương khó hiểu. Nếu nội dung email khó hiểu, nó có thể gây hiểu lầm cho đối phương hoặc dẫn đến việc trao đổi không cần thiết.
Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét các từ thường được sử dụng trong email kinh doanh Nhật Bản.
Các từ thường được sử dụng trong Email kinh doanh Nhật Bản
Trong email kinh doanh Nhật Bản, nhiều từ không thường được sử dụng trong hội thoại hàng ngày sẽ xuất hiện. Việc hiểu ý nghĩa và cách sử dụng của những từ này là cần thiết để giao tiếp suôn sẻ. Dưới đây là 5 từ tiêu biểu.
1. Onchū (御中)
**”Onchū” (御中)** là kính ngữ được thêm vào sau tên của một tổ chức hoặc nhóm như công ty hoặc bộ phận. Khi gửi email cho cá nhân, bạn sử dụng **”sama”**, nhưng khi gửi cho tổ chức/nhóm, bạn sử dụng **”Onchū”**, ví dụ **”〇〇 Kabushiki Kaisha Onchū”**.
2. Kakui (各位)
**”Kakui” (各位)** là cách diễn đạt lịch sự của **”minna-sama”** (mọi người). Nó được sử dụng khi gửi email cho nhiều người liên quan. Ví dụ, viết **”Kankeisha Kakui”** có nghĩa là **”Gửi tất cả những người liên quan”**.
3. Heiso (平素)
**”Heiso” (平素)** là cách diễn đạt trang trọng của **”itsumo”** (luôn luôn) hoặc **”fudan”** (thông thường). Nó thường được sử dụng trong lời chào đầu email, ví dụ **”Heiso yori osewa ni natte orimasu”** (Luôn cảm ơn sự hỗ trợ của bạn từ trước đến nay).
4. Kisha (貴社)・Heisha (弊社)
**”Kisha” (貴社)** là cách gọi lịch sự công ty của đối phương, và **”Heisha” (弊社)** là cách gọi khiêm tốn công ty của mình. **”Onsha” (御社)** có cùng ý nghĩa với “Kisha”, nhưng “Onsha” chủ yếu được sử dụng trong hội thoại, vì vậy trong email kinh doanh, sử dụng “Kisha” là phổ biến.
5. Keigu (敬具)
**”Keigu” (敬具)** là từ được sử dụng ở cuối email kinh doanh, tương đương với **”Sincerely”** trong tiếng Anh. Email được kết thúc bằng cách chỉ viết **”Keigu”**.
Ghi nhớ những từ này sẽ không chỉ đào sâu sự hiểu biết của bạn khi đọc email mà còn hữu ích khi bạn viết email. Tiếp theo, chúng ta hãy xem xét các cụm từ thường được sử dụng trong email kinh doanh Nhật Bản.
Các cụm từ thường được sử dụng trong Email kinh doanh Nhật Bản
Email kinh doanh Nhật Bản có nhiều cụm từ tiêu chuẩn. Ghi nhớ những cụm từ này sẽ tiện lợi khi viết email. Dưới đây là 3 cụm từ tiêu biểu.
1. Osewa ni natte orimasu (お世話になっております)
**”Osewa ni natte orimasu”** là một trong những lời chào được sử dụng phổ biến nhất trong email kinh doanh Nhật Bản. Tương đương với **”Thank you for your continued support (or business).”** trong tiếng Anh. Nó thường được sử dụng ở đầu email, ví dụ **”Itsumo osewa ni natte orimasu”** (Luôn cảm ơn sự hỗ trợ của bạn) hoặc **”Heiso yori osewa ni natte orimasu”** (Luôn cảm ơn sự hỗ trợ của bạn từ trước đến nay). Cụm từ này đóng vai trò truyền đạt lòng biết ơn hàng ngày đến đối phương.
2. Yoroshiku onegai itashimasu (よろしくお願いいたします)
**”Yoroshiku onegai itashimasu”** là cụm từ thường được sử dụng làm lời kết thúc email kinh doanh, tương đương với **”Sincerely”** hoặc **”Best regards”** trong tiếng Anh. Sử dụng cụm từ này khi gửi email yêu cầu hoặc thắc mắc sẽ tạo ấn tượng tốt. Có nhiều biến thể như **”Dōzo yoroshiku onegai itashimasu”** (Xin vui lòng hỗ trợ) hoặc **”Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu”** (Xin tiếp tục hỗ trợ).
3. Kokoro yori owabi mōshiagemasu (心よりお詫び申し上げます)
**”Kokoro yori owabi mōshiagemasu”** là cụm từ được sử dụng để bày tỏ lời xin lỗi đối với đối phương. Tương đương với **”Truly sorry”** hoặc **”Sincere apologies”** trong tiếng Anh, nó được sử dụng trong các tình huống cần xin lỗi, chẳng hạn như xử lý sự cố hoặc báo cáo lỗi. Từ **”kokoro yori”** (từ tận đáy lòng) thể hiện ý định xin lỗi một cách chân thành với đối phương.
Mặc dù 3 cụm từ trên chỉ là một ví dụ, việc sử dụng thành thạo chúng sẽ giúp bạn viết email kinh doanh tiếng Nhật một cách suôn sẻ.
Ví dụ về Email kinh doanh tiếng Nhật
Dưới đây là một ví dụ cụ thể về email kinh doanh tiếng Nhật. Email này là mẫu thường được sử dụng, dựa trên tình huống kinh doanh thực tế.
| Tiêu đề: 【Liên hệ】Về cuộc họp ngày 〇 tháng 〇
〇〇 Kabushiki Kaisha Itsumo osewa ni natte orimasu (Luôn cảm ơn sự hỗ trợ của bạn). Tôi xin liên hệ về cuộc họp ngày 〇 tháng 〇 mà chúng ta đã thảo luận. Xin lưu ý rằng thời gian bắt đầu và nội dung cuộc họp không thay đổi. Korekara mo dōzo yoroshiku onegai itashimasu (Từ nay về sau, xin tiếp tục hỗ trợ). Yamada Tarō |
Ví dụ này là email thông báo thay đổi địa điểm cuộc họp cho đối tác bên ngoài công ty. Email bao gồm các yếu tố cơ bản của email kinh doanh như tiêu đề, tên người nhận, lời chào, thân bài, và chữ ký. Ngoài ra, các cụm từ tiêu chuẩn như “Osewa ni natte orimasu” và “Yoroshiku onegai itashimasu” cũng được sử dụng thích hợp.
Bằng cách tham khảo ví dụ này và thực hành viết email, bạn sẽ thành thạo cách viết email kinh doanh tiếng Nhật.
Tổng kết
Mặc dù email kinh doanh bằng tiếng Nhật có thể khó khăn đối với bạn, nhưng bằng cách hiểu thứ tự cơ bản, mẫu, phép tắc, và các từ/cụm từ thường dùng, bạn có thể dần dần cải thiện. Hãy tham khảo nội dung được giải thích trong bài viết này và thử thách với email kinh doanh tiếng Nhật. Mặc dù lúc đầu có thể bối rối, nhưng bạn sẽ tự nhiên thành thạo cách viết email thông qua việc thực hành.
Thành thạo email kinh doanh Nhật Bản là một kỹ năng rất quan trọng để tiến hành kinh doanh suôn sẻ tại Nhật Bản. Hãy trang bị khả năng diễn đạt phù hợp và phép tắc đúng đắn để thành công trong công việc tại Nhật Bản.
