Việc làm thêm tại ngành dịch vụ Nhật Bản: Các quy tắc ứng xử và giao tiếp cơ bản
Mở đầu
Khi làm thêm trong ngành dịch vụ của Nhật Bản, các quy tắc ứng xử cơ bản và giao tiếp là rất quan trọng. Lần đầu tiên tiếp khách có thể sẽ căng thẳng, nhưng bằng cách ghi nhớ những điểm sau đây, bạn có thể ứng đối một cách suôn sẻ.
1. Chào hỏi: Điều cơ bản nhất trong kinh doanh. Bắt buộc phải chào hỏi một cách tươi tắn và lịch sự đối với khách hàng đến cửa hàng và đồng nghiệp.
2. Sự sạch sẽ: Cũng rất quan trọng việc chú ý đến vẻ ngoài của bản thân, giữ gìn trang phục và kiểu tóc sạch sẽ, gọn gàng. Điều này cũng góp phần nâng cao hình ảnh chung của cửa hàng.
3. Sự tôn trọng: Cần có thái độ tôn trọng từng khách hàng. Hãy lắng nghe nhu cầu và yêu cầu của mỗi cá nhân, và cố gắng cung cấp dịch vụ tốt nhất.
4. Đảm bảo an toàn: Đặc biệt tại các quán ăn, việc quan tâm đến quản lý thực phẩm và vệ sinh là rất quan trọng. Ngoài ra, để ứng phó nhanh chóng khi có sự cố hoặc rắc rối xảy ra, việc hiểu rõ các biện pháp an toàn thường ngày cũng là điều cần thiết.
5. Làm việc nhóm (Teamwork): Giao tiếp suôn sẻ với đồng nghiệp và cấp trên giúp cho công việc hiệu quả và có thể giải quyết vấn đề. Điều quan trọng là hiểu vai trò của nhau và hợp tác cùng nhau trong công việc.
Bằng cách trang bị những kỹ năng giao tiếp và quy tắc ứng xử cơ bản này, bạn có thể cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp ngay cả khi làm thêm. Hơn nữa, đây là những kỹ năng cần thiết dù bạn làm bất kỳ ngành nghề nào trong tương lai, vì vậy hãy học hỏi qua công việc làm thêm và kết nối nó với sự phát triển của bản thân.
Để không thất bại! Các quy tắc ứng xử và kỹ năng tiếp khách khi làm việc trong ngành dịch vụ Nhật Bản
Khi làm thêm trong ngành dịch vụ của Nhật Bản, các quy tắc ứng xử cơ bản và giao tiếp đóng một vai trò quan trọng. Những yếu tố này giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng và cải thiện sự thoải mái trong công việc của chính bạn.
Trước hết, trong ngành dịch vụ của Nhật Bản, tinh thần “Omotenashi” (lòng hiếu khách) rất được coi trọng. Điều này thể hiện sự kính trọng và lòng biết ơn đối với khách hàng. Ví dụ, bạn cần phải chào đón khách hàng bằng một nụ cười rạng rỡ, cung cấp sản phẩm và dịch vụ một cách cẩn thận. Việc sử dụng kính ngữ (Keigo) như “Ojamashimasu” (Xin làm phiền) hay “Arigatou gozaimasu” (Xin cảm ơn) cũng là bắt buộc.
Tiếp theo, người Nhật rất chú ý đến chi tiết, và điều đó dẫn đến chất lượng dịch vụ tốt. Bạn cần phải liên tục kiểm tra kỹ lưỡng, không chỉ sự sạch sẽ trong cửa hàng, mà còn cả cách trưng bày sản phẩm và bao bì. Đặc biệt tại các quán ăn, quản lý vệ sinh là ưu tiên hàng đầu và được coi trọng hơn tất cả mọi thứ khác.
Và điều quan trọng hơn hết là giao tiếp. Thoạt nhìn có thể cảm thấy dư thừa và phiền phức, nhưng trong ngành dịch vụ Nhật Bản, việc giao tiếp với khách hàng rất được coi trọng. Ví dụ, khi nhận đơn hàng (order), đôi khi bạn phải lặp lại câu hỏi để nắm bắt chính xác yêu cầu của khách hàng.
Hơn nữa, việc xử lý khiếu nại (claim), vốn được cho là có độ khó cao, cũng là một kỹ năng bắt buộc. Việc ứng phó với khiếu nại ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, do đó, đòi hỏi phải có thái độ bình tĩnh và xử lý thích hợp. Trước hết, điều quan trọng là phải lắng nghe kỹ câu chuyện của đối phương, và xin lỗi sau khi đã thấu hiểu. Sau đó, đề xuất các biện pháp ngăn ngừa tái diễn và thực hiện chúng để khôi phục lòng tin của khách hàng.
Loạt các quy tắc ứng xử và kỹ năng tiếp khách này không chỉ đóng góp cho mỗi cá nhân người lao động mà còn cho việc nâng cao chất lượng của toàn bộ tổ chức. Đặc biệt, ngay cả khi làm thêm, bằng cách trang bị những kỹ năng giao tiếp và quy tắc ứng xử cơ bản này, bạn sẽ sẵn sàng để hoạt động trong bất kỳ ngành nghề nào.
Các nhà cung cấp dịch vụ thành công luôn luôn chuyên nghiệp, và đằng sau đó là các quy tắc ứng xử và giao tiếp cơ bản đã được thiết lập. Điều đó giúp họ giành được lòng tin từ khách hàng và dẫn đến hoạt động kinh doanh phát đạt. Để không thất bại, hãy đừng quên những điều này và bắt tay vào công việc hàng ngày.
Các kỹ năng giao tiếp hữu ích khi làm thêm trong ngành dịch vụ Nhật Bản
Khi làm thêm trong ngành dịch vụ của Nhật Bản, các quy tắc ứng xử cơ bản và giao tiếp là vô cùng quan trọng. Bằng cách trang bị những kỹ năng này, bạn không chỉ nâng cao được đánh giá từ khách hàng mà còn có thể xây dựng mối quan hệ con người tốt đẹp với đồng nghiệp và cấp trên.
Điều đầu tiên cần hiểu là, ở Nhật Bản, quan niệm “Khách hàng là Thượng đế” (Okyakusama wa Kamisama) tồn tại một cách mạnh mẽ. Vì vậy, bạn cần phải tiếp xúc một cách lịch sự trong bất kỳ tình huống nào. Cụ thể, cần phải luôn giữ nụ cười, sử dụng ngôn từ cẩn thận, và cũng cần có sự linh hoạt để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Tiếp theo, điều quan trọng là năng lực giao tiếp. Đặc biệt trong bối cảnh du khách nước ngoài (như Trung Quốc, Hàn Quốc, và các nước nói tiếng Anh) đang tăng lên, năng lực ngoại ngữ là rất quý giá. Tiếng Anh là đương nhiên, nhưng bằng cách có khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ như tiếng Trung hay tiếng Hàn, bạn sẽ càng nhận được sự tin tưởng.
Việc giao tiếp suôn sẻ với đồng nghiệp và cấp trên cũng rất quan trọng. Làm việc nhóm (Teamwork) là yếu tố trung tâm của ngành dịch vụ, và mối quan hệ con người tốt đẹp sẽ dẫn đến việc cải thiện môi trường làm việc và hiệu quả công việc. Bạn cần có thái độ tôn trọng lẫn nhau, khả năng truyền đạt ý kiến một cách thích hợp, và sự linh hoạt để chấp nhận ý kiến của người khác.
Hơn nữa, năng lực giải quyết vấn đề cũng được yêu cầu. Khi có khiếu nại hoặc rắc rối từ khách hàng, bạn cần phải bình tĩnh ứng phó và cung cấp giải pháp thích hợp. Đây cũng là tình huống thử thách năng lực giao tiếp với cấp trên và đồng nghiệp, đồng thời cả khả năng tự phán đoán của bạn.
Cuối cùng, sự chủ động (tính tích cực) cũng rất quan trọng. Ở Nhật Bản có từ “sente sente” (đi trước một bước), điều này cho thấy việc luôn luôn tích cực và chủ động. Thái độ tự mình đề xuất hoặc suy nghĩ ra các dịch vụ mới sẽ được đánh giá cao.
Bằng cách trang bị các kỹ năng giao tiếp và quy tắc ứng xử cơ bản như trên, công việc làm thêm của bạn tại ngành dịch vụ Nhật Bản chắc chắn sẽ trở nên trọn vẹn hơn. Từ sinh viên đến người đi làm, nhiều lứa tuổi khác nhau đang mài giũa những kỹ năng này thông qua công việc làm thêm và kết nối chúng với sự trưởng thành của bản thân. Bạn cũng hãy nhất định thử thách trong cơ hội này nhé.
Bí quyết để xây dựng giao tiếp tốt với khách hàng: Phiên bản ngành dịch vụ Nhật Bản
Khi làm thêm trong ngành dịch vụ Nhật Bản, một trong những kỹ năng cần thiết là giao tiếp. Đặc biệt, để xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, các quy tắc ứng xử cơ bản và giao tiếp thích hợp là không thể thiếu.
Đầu tiên, trong ngành dịch vụ, quan niệm “Khách hàng là Thượng đế” (Okyakusama wa Kamisama) đã ăn sâu. Nói cách khác, bạn cần phải ưu tiên khách hàng lên hàng đầu và luôn luôn ứng xử với sự tôn trọng. Tư duy này là nền tảng và ảnh hưởng đến tất cả các quy tắc ứng xử khi tiếp khách.
Điểm quan trọng tiếp theo là “sự quan tâm tinh tế” (kimekomakai na kikubari). Đó là nỗ lực dự đoán nhu cầu của khách hàng ngay cả khi họ chưa nói ra, và có thể đáp ứng điều đó. Ví dụ, tại một nhà hàng, đó là việc rót thêm nước ngay khi thấy ly vơi đi, hoặc xem xét tiến độ bữa ăn để đưa món tiếp theo vào đúng thời điểm. Dù chỉ là một sự quan tâm nhỏ, sự hài lòng của khách hàng cũng sẽ thay đổi rất nhiều.
Và hơn hết, “chào hỏi một cách tươi tắn, khỏe khoắn” có thể nói là một trong những quy tắc ứng xử cơ bản nhất trong ngành dịch vụ Nhật Bản. Chào hỏi là cửa ngõ của giao tiếp, và chất lượng của lời chào đó sẽ ảnh hưởng đến cuộc trao đổi sau đó. Bạn cần phải luôn luôn mỉm cười, chào một cách khỏe khoắn và bằng giọng nói to, rõ ràng.
Ngoài ra, “sự khiêm tốn” cũng rất quan trọng. Trong ngành dịch vụ Nhật Bản, thái độ tôn trọng ý kiến và yêu cầu của khách hàng, hạn chế sự tự khẳng định bản thân (cái tôi) được ưa chuộng. Điều này xuất phát từ tinh thần “Omotenashi” (lòng hiếu khách), và đòi hỏi một tấm lòng biết quan tâm đến đối phương.
Thêm vào đó, “cung cấp thông tin chính xác” cũng rất quan trọng. Kiến thức về sản phẩm là đương nhiên, nhưng bạn cũng hãy nắm chắc các thông tin về cửa hàng hay thông tin khu vực xung quanh. Việc truyền đạt thông tin không chắc chắn sẽ là nguyên nhân làm mất lòng tin của khách hàng.
Cuối cùng, bạn cần phải là “người biết lắng nghe”. Bằng cách khơi gợi câu chuyện từ khách hàng, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được nhu cầu, và từ đó có thể đưa ra đề xuất phù hợp. Đồng thời, trong khi đối phương đang nói, bạn nên im lặng lắng nghe, và gật đầu hay đệm lời vào những chỗ thích hợp để thể hiện rằng bạn đang tôn trọng câu chuyện của họ.
Những điều này thoạt nhìn có vẻ là đương nhiên, nhưng trên thực tế, bạn cần phải luôn ý thức về chúng trong công việc hàng ngày. Đó chính là các quy tắc ứng xử cơ bản để cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, và là bí quyết để xây dựng giao tiếp tốt với khách hàng.
Các quy tắc ứng xử cơ bản cần biết trước khi làm thêm trong ngành dịch vụ Nhật Bản
Công việc làm thêm trong ngành dịch vụ Nhật Bản mang đến cơ hội cho nhiều bạn trẻ được tiếp xúc với xã hội lần đầu tiên. Vì vậy, các kỹ năng giao tiếp và quy tắc ứng xử cơ bản mà bạn học được ở nơi này sẽ hữu ích suốt đời. Lần này, chúng tôi sẽ giải thích về các quy tắc ứng xử cơ bản dành cho những bạn đang nghĩ đến việc bắt đầu làm thêm trong ngành dịch vụ.
Điều đầu tiên cần hiểu rõ là tâm thế “tôn trọng khách hàng”. Trong ngành dịch vụ Nhật Bản, quan niệm “Khách hàng là Thượng đế” (Okyakusama wa Kamisama) nằm ở gốc rễ. Chính vì vậy, bạn cần phải có lời nói và hành động cẩn thận, lịch sự. Ví dụ, việc không quên sử dụng các từ như “Arigatou gozaimasu” (Xin cảm ơn) hay “Shitsurei shimasu” (Tôi xin phép) là bắt buộc, và bạn cũng cần phải quan tâm đến từng chi tiết nhỏ như nhường đường cho khách hàng đi trước.
Tiếp theo, điều quan trọng là “tính chuyên nghiệp” (professionalism). Điều quan trọng là phải có nhận thức rằng đây là công việc, và cũng là nơi để nâng cao bản thân. Bạn cần phải luôn giữ bình tĩnh, không thể hiện cảm xúc cá nhân ra ngoài, và hoàn thành vai trò của mình. Đồng thời, làm việc nhóm (teamwork) cũng rất quan trọng. Mỗi người cần phải hoàn thành vai trò của mình và hợp tác với các nhân viên (staff) khác để tiến hành công việc.
Ngoài ra, “đúng giờ” cũng là một trong những quy tắc ứng xử. Bạn nên cố gắng hết sức tránh đi muộn về sớm, và nếu lỡ như điều đó là không thể tránh khỏi, hãy liên lạc sớm. Đây là hành động vô cùng quan trọng để xây dựng mối quan hệ tin cậy, và cũng là điều thể hiện tinh thần trách nhiệm.
Một điều nữa không được quên là “quản lý vệ sinh”. Đặc biệt trong ngành F&B (ăn uống), việc chú ý đến từng chi tiết như rửa tay hay vệ sinh dụng cụ là bắt buộc. Điều này không chỉ liên quan đến khách hàng mà còn cả việc duy trì sức khỏe của chính bạn.
Cuối cùng, “giao tiếp chủ động” cũng không thể thiếu. Để ứng phó thích hợp với các câu hỏi hay yêu cầu từ khách hàng, và cũng để xây dựng mối quan hệ con người suôn sẻ trong nội bộ nơi làm việc, hãy cố gắng tự mình nói chuyện và lắng nghe.
Nếu bạn nắm vững các điểm trên, chắc chắn bạn có thể hành động như một người chuyên nghiệp ngay cả khi làm thêm. Bằng cách trang bị những quy tắc ứng xử cơ bản này, bạn không chỉ góp phần vào sự trưởng thành của bản thân mà còn vào sự phát triển của toàn bộ nơi làm việc.
Kết luận
Các quy tắc ứng xử cơ bản và giao tiếp trong công việc làm thêm tại ngành dịch vụ Nhật Bản đòi hỏi sự lịch sự để thể hiện sự tôn trọng, sự quan tâm đến khách hàng, việc duy trì sự sạch sẽ, và thái độ tích cực, tươi tắn. Ngoài ra, năng lực giao tiếp thích hợp cũng rất quan trọng, điều này bao gồm khả năng giải thích cẩn thận cho khách hàng, trả lời nhanh chóng các câu hỏi, và khả năng hợp tác với đồng đội (team-mate) để hoàn thành công việc. Bằng cách trang bị những kỹ năng giao tiếp và quy tắc ứng xử như trên, bạn có thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng, thúc đẩy việc kinh doanh lặp lại (khách quen), và cải thiện môi trường làm việc.
