10 Kính ngữ thường dùng sai trong kinh doanh: Những từ tiếng Nhật cần chú ý khi đi làm và phỏng vấn
「Rōkai shimashita (了解しました – Đã hiểu)」「Naruhodo desu ne (なるほどですね – Thì ra là vậy)」「Daijōbu desu (大丈夫です – Ổn rồi)」
Những từ này thường được nghe thấy không chỉ trong giao tiếp hàng ngày mà còn trong môi trường kinh doanh. Đặc biệt, những người mới đi làm hoặc sinh viên đi phỏng vấn có thể vô tình sử dụng chúng.
[Image of Business person making notes on a document]
Tuy nhiên, bạn có biết rằng cách sử dụng những từ này thực chất có thể không chính xác?
Sử dụng kính ngữ (Keigo) phù hợp là rất quan trọng để giao tiếp suôn sẻ. Đặc biệt trong môi trường kinh doanh, bạn cần hết sức cẩn thận với cách dùng từ để không gây thất lễ với đối phương.
Sử dụng sai kính ngữ có thể gây ấn tượng là thiếu tôn trọng đối phương, hoặc để lộ sự thiếu hiểu biết của bản thân.
Bài viết này sẽ giải thích cách sử dụng kính ngữ chính xác, cần thiết để giao tiếp suôn sẻ và phù hợp trong môi trường kinh doanh. Hãy tham khảo các ví dụ minh họa dưới đây và xem xét lại cách dùng từ hàng ngày của mình nhé.
10 Kính ngữ trong kinh doanh thường bị dùng sai khi đi làm hoặc phỏng vấn
Trong môi trường kinh doanh, bạn được yêu cầu phải sử dụng thành thạo kính ngữ phù hợp. Những người mới đi làm hoặc sinh viên đang tìm việc có thể cảm thấy lo lắng về việc sử dụng kính ngữ. Thực tế, không ít người mắc lỗi trong việc sử dụng kính ngữ ở môi trường kinh doanh.
Ví dụ, việc không hiểu được sự khác biệt về sắc thái giữa “Onsha” (御社) và “Kisha” (貴社), hoặc sự khác biệt giữa “Haiken suru” (拝見する) và “Haidoku suru” (拝読する), là những lỗi phổ biến. Vì việc sử dụng kính ngữ sai có thể thay đổi lớn ấn tượng của bạn với đối phương, việc học cách sử dụng kính ngữ chính xác là kỹ năng bắt buộc đối với người làm kinh doanh.
Bây giờ, chúng ta hãy xem các ví dụ về kính ngữ thường bị dùng sai. 10 cụm từ dưới đây thường được nghe thấy trong kinh doanh, nhưng cách sử dụng thực tế có thể sai. Hãy hiểu cách sử dụng chính xác của những từ này và áp dụng vào công việc.
1. Kính ngữ dễ dùng sai: Rōkai shimashita (了解しました)
“Rōkai shimashita” (Tôi đã hiểu) là một cụm từ thường được nghe thấy trong công việc. Nhiều bạn thường trả lời “Rōkai shimashita” khi nhận được chỉ thị hoặc giải thích từ cấp trên hoặc đàn anh/chị.
Tuy nhiên, từ **”Rōkai” (了解 – Hiểu rõ)** vốn không phù hợp để dùng với người có địa vị cao hơn. “Rōkai” là từ được sử dụng cho **người có địa vị tương đương hoặc thấp hơn mình**. Nếu bạn nói “Rōkai shimashita” với cấp trên hoặc đàn anh/chị, nó có thể quá thông thường (casual) và bị coi là thất lễ.
Vậy, từ nào nên được sử dụng với người có địa vị cao hơn? Nên thay thế “Rōkai” bằng **「承知いたしました」(Shōchi itashimashita – Tôi đã nắm rõ)** hoặc **「かしこまりました」(Kashikomarimashita – Tôi đã hiểu)**. Những cụm từ này mang lại ấn tượng lịch sự và trang trọng.
Ví dụ, khi cấp trên chỉ thị: “Vui lòng hoàn thành tài liệu này trong hôm nay”, thay vì trả lời “Rōkai shimashita”, hãy thay thế bằng: 「承知いたしました。必ず今日中に完成させます」(Shōchi itashimashita. Tôi sẽ hoàn thành nó trong hôm nay). Việc này sẽ truyền đạt sự tôn trọng và gây ấn tượng tốt.
2. Kính ngữ dễ dùng sai: Naruhodo desu ne (なるほどですね)
“Naruhodo desu ne” (なるほどですね – Thì ra là vậy) là cụm từ thường được dùng để thể hiện sự thấu hiểu hoặc đồng ý với giải thích của đối phương trong kinh doanh. Nó thường được sử dụng trong các tình huống quan trọng như phỏng vấn xin việc hoặc đàm phán với đối tác.
Tuy nhiên, từ **”Naruhodo” (なるほど – Thì ra là vậy)** vốn không phải là kính ngữ. “Naruhodo” là từ được sử dụng khi bạn tự mình thấy thuyết phục hoặc hiểu rõ hơn sau khi nghe câu chuyện của đối phương. Tức là, “Naruhodo” là từ thể hiện **mức độ hiểu biết của chính bạn**.
Do đó, nói “Naruhodo desu ne” có thể bị nghe như là bạn chỉ đồng ý trên bề mặt mà chưa thực sự hiểu rõ câu chuyện của đối phương. Đặc biệt trong các tình huống quan trọng, nó có thể gây ấn tượng thất lễ. Vậy, từ nào nên được dùng thay cho “Naruhodo”? Cách diễn đạt phù hợp là lặp lại lời giải thích của đối phương để thể hiện sự thấu hiểu. Ví dụ, thay thế bằng: “Naruhodo, tức là ◯◯ đúng không ạ?” (なるほど、つまり○○ということですね).
Ngoài ra, thay vì chỉ nói “Naruhodo”, việc thêm vào các cụm từ thúc đẩy cuộc hội thoại cũng hiệu quả: “Naruhodo. Vậy, ngài có thể cho tôi biết thêm về điểm tiếp theo không?” (なるほど。それでは、次の点について教えていただけますか). Điều này thể hiện thái độ đã hiểu câu chuyện của đối phương và chuyển sang bước hành động tiếp theo.
3. Kính ngữ dễ dùng sai: Daijōbu desu (大丈夫です)
“Daijōbu desu” (大丈夫です – Ổn rồi/Không sao) là từ được sử dụng thường xuyên cả trong kinh doanh và giao tiếp hàng ngày. Nó thường được dùng với ý nghĩa “không có vấn đề gì” khi được hỏi về tiến độ công việc hoặc nhận được thắc mắc từ đối tác.
Tuy nhiên, “Daijōbu desu” được cho là cách diễn đạt **quá thông thường (casual)** và không phù hợp để sử dụng trong môi trường kinh doanh. Đặc biệt, nói “Daijōbu desu” với người có địa vị cao hơn có thể gây ấn tượng thiếu cân nhắc và thiếu nghiêm túc.
Vậy, từ nào nên được dùng thay cho “Daijōbu desu”? Trong kinh doanh, bạn nên sử dụng các cách diễn đạt lịch sự hơn, chẳng hạn như **「問題ございません」(Mondai gozaimasen – Không có vấn đề gì)** hoặc **「別段問題はございません」(Betsudan mondai wa gozaimasen – Không có vấn đề gì đặc biệt)**.
Ngoài việc chỉ nói “Daijōbu desu”, khi nhận được thắc mắc từ cấp trên hoặc đối tác, điều quan trọng là phải giải thích tình huống cụ thể. Ví dụ: “Về điểm ngài đã đề cập, chúng tôi đã xử lý xong. Tôi sẽ gửi bản chỉnh sửa trong hôm nay, mong ngài kiểm tra” (ご指摘の点については、すでに対応済みでございます。本日中に修正版をお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです). Hãy thể hiện thái độ đáp ứng chân thành thắc mắc của đối phương.
Mặc dù “Daijōbu desu” là ổn trong giao tiếp với bạn bè, hãy cẩn thận không sử dụng nó trong công việc. Hãy cố gắng dùng ngôn ngữ lịch sự và trang trọng hơn.
4. Kính ngữ dễ dùng sai: Osuwari kudasai (お座りください)
“Osuwari kudasai” (お座りください – Xin mời ngồi) thường được sử dụng khi mời khách ngồi. Đặc biệt, nó được sử dụng thường xuyên trong ngành dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, “Osuwari kudasai” được cho là **không phù hợp để dùng với người có địa vị cao hơn**.
Lý do là từ **”Osuwari” (お座り)** vốn là từ được sử dụng để ra lệnh cho động vật. Ví dụ, nó thường được dùng khi ra lệnh cho chó ngồi. Do đó, nói “Osuwari kudasai” với người khác có thể gây ấn tượng coi thường họ.
Vậy, từ nào nên được dùng thay cho “Osuwari kudasai”? Khi mời khách ngồi, thay thế bằng **「お掛けください」(Okake kudasai – Xin mời ngồi)** hoặc **「こちらにお掛けください」(Kochira ni okake kudasai – Xin mời ngồi ở đây)** là phù hợp. “Okake kudasai” là cách dùng từ lịch sự và trang trọng.
Ngoài ra, khi mời người có địa vị cao hơn như cấp trên hoặc đối tác, hãy dùng các cách diễn đạt lịch sự hơn: “Mời ngài đến đây” (こちらへどうぞ) hoặc “Mời ngài ngồi vào chỗ này” (こちらのお席へどうぞ).
5. Kính ngữ dễ dùng sai: Onsha (御社) và Kisha (貴社)
“Onsha” (御社) và “Kisha” (貴社) là những từ thường được dùng trong kinh doanh. Cả hai đều là kính ngữ chỉ công ty đối phương, nhưng cách sử dụng thực tế là khác nhau.
**”Onsha”** được sử dụng khi **nói về công ty đối phương** từ góc độ công ty mình. Ví dụ: “Sản phẩm của **Onsha** (quý công ty) có chất lượng cao và được đánh giá tốt” (御社の製品は、品質が高くて評判が良いですね). Nó được dùng khi chỉ công ty đối phương từ vị trí của công ty mình.
Ngược lại, **”Kisha”** được sử dụng khi **viết về công ty đối phương** trong văn bản (ví dụ: thư từ, tài liệu). Ví dụ: “Chúng tôi luôn biết ơn sự hỗ trợ từ **Kisha** (quý công ty)” (貴社の対応には、いつも感謝しております). Nó được dùng khi chỉ công ty đối phương từ góc độ công ty mình (thường là trong văn bản).
Tóm lại, trong kinh doanh, thông thường người ta dùng **”Onsha”** (御社) khi nói (hội thoại) và **”Kisha”** (貴社) khi viết (văn bản) để chỉ công ty đối phương. Công ty mình thường được gọi là **”Heisha”** (弊社 – Bỉ xã).
6. Kính ngữ dễ dùng sai: Haiken suru (拝見する) và Haidoku suru (拝読する)
“Haiken suru” (拝見する – Xem) và “Haidoku suru” (拝読する – Đọc) là những từ thường được sử dụng trong kinh doanh. Cả hai đều là kính ngữ, nhưng cách sử dụng thực tế khác nhau.
**”Haiken suru”** được sử dụng khi **xem vật thể thực tế** bằng mắt. Ví dụ: Dùng “Haiken suru” khi xem mẫu sản phẩm hoặc bản vẽ thiết kế. Ngược lại, **”Haidoku suru”** được sử dụng khi **đọc tài liệu**. Ví dụ: Dùng “Haidoku suru” khi đọc email, báo cáo hoặc bản kế hoạch.
Lỗi dễ mắc phải trong email là cách dùng từ khi xác nhận tệp đính kèm. Khi mở và kiểm tra nội dung tệp đính kèm, **”Haidoku suru”** là phù hợp. Nói “Haiken suru” sẽ gây ấn tượng là bạn đã xem vật thể thực tế.
7. Kính ngữ dễ dùng sai: Yoroshiku onegai shimasu (よろしくお願いします)
“Yoroshiku onegai shimasu” (よろしくお願いします – Xin được giúp đỡ) là cụm từ thường xuyên được sử dụng trong kinh doanh, đặc biệt là khi chào hỏi lần đầu hoặc nhờ vả. Tuy nhiên, cụm từ này bị cho là **thất lễ nếu dùng dễ dàng với người có địa vị cao hơn**.
Lý do là “Yoroshiku onegai shimasu” mang lại ấn tượng hơi thông thường (casual). Cần phải sử dụng ngôn ngữ lịch sự hơn với người có địa vị cao hơn.
Vậy, từ nào nên được dùng thay cho “Yoroshiku onegai shimasu”? Với người có địa vị cao hơn, sử dụng các cách diễn đạt trang trọng như **「よろしくお願い申し上げます」(Yoroshiku onegai mōshiagemasu)** hoặc **「何卒よろしくお願い申し上げます」(Nani tozo yoroshiku onegai mōshiagemasu – Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ)** là phù hợp. Những cụm từ này thể hiện sự tôn trọng và gây ấn tượng tốt với đối phương.
8. Kính ngữ dễ dùng sai: Mōshiwake gozaimasen (申し訳ございません)
“Mōshiwake gozaimasen” (申し訳ございません – Tôi vô cùng xin lỗi) là cụm từ thường được dùng trong kinh doanh, đặc biệt là khi xin lỗi. Tuy nhiên, nó bị cho là **không phù hợp nếu dùng dễ dàng cho những lỗi nhỏ hoặc vi phạm quy tắc**.
Lý do là “Mōshiwake gozaimasen” mang lại ấn tượng **hình thức (formal)**. Sử dụng lời xin lỗi hình thức cho lỗi nhỏ hoặc vi phạm quy tắc có thể bị hiểu là thiếu chân thành. Vậy, từ nào nên được dùng thay thế cho lỗi nhỏ? Sử dụng các cụm từ như **「失礼いたしました」(Shitsurei itashimashita – Tôi xin lỗi vì sự thất lễ)** hoặc **「不快な思いをさせてしまい、申し訳ございません」(Fukai na omoi wo sasete shimai, mōshiwake gozaimasen – Tôi xin lỗi vì đã làm ngài khó chịu)** là phù hợp. Những cụm từ này vừa thừa nhận sai sót vừa thể hiện sự quan tâm đến đối phương.
9. Kính ngữ dễ dùng sai: Gokurōsama desu (ご苦労様です)
“Gokurōsama desu” (ご苦労様です) là cụm từ thường được nghe thấy trong kinh doanh, đặc biệt là khi nói chuyện với đồng nghiệp hoặc cấp dưới. Tuy nhiên, “Gokurōsama desu” bị cho là **thất lễ nếu dùng với cấp trên hoặc đối tác kinh doanh**.
Lý do là từ **”Gokurōsama”** mang sắc thái **coi thường** hoặc từ trên nhìn xuống, ngay cả khi thừa nhận công sức của đối phương. Cần phải sử dụng ngôn ngữ lịch sự hơn với cấp trên hoặc đối tác kinh doanh.
Vậy, từ nào nên được dùng thay cho “Gokurōsama desu”? Với cấp trên hoặc đối tác kinh doanh, sử dụng **「お疲れ様です」(Otsukaresama desu – Xin cảm ơn sự vất vả)** hoặc **「いつもありがとうございます」(Itsumo arigatō gozaimasu – Luôn luôn cảm ơn)** là phù hợp. Những cụm từ này vừa thừa nhận công sức của đối phương vừa thể hiện sự tôn trọng.
10. Kính ngữ dễ dùng sai: Go-kakunin kudasai (ご確認ください)
“Go-kakunin kudasai” (ご確認ください – Vui lòng kiểm tra) là cụm từ thường được dùng trong kinh doanh, đặc biệt là trong email khi yêu cầu đối phương xác nhận. Tuy nhiên, “Go-kakunin kudasai” bị cho là **không phù hợp nếu dùng với người có địa vị cao hơn**.
Lý do là “Go-kakunin kudasai” mang lại ấn tượng **ra lệnh (mệnh lệnh)**. Cần phải sử dụng ngôn ngữ lịch sự hơn với người có địa vị cao hơn.
Vậy, từ nào nên được dùng thay cho “Go-kakunin kudasai”? Với người có địa vị cao hơn, sử dụng các cách diễn đạt trang trọng như **「ご確認いただけますと幸いです」(Go-kakunin itadakemasu to saiwaidesu – Tôi rất cảm kích nếu ngài kiểm tra)** hoặc **「お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか」(Otesū desu ga, go-kakunin itadakemasu deshō ka – Xin lỗi vì làm phiền, ngài có thể kiểm tra giúp tôi không?)** là phù hợp. Những cụm từ này vừa yêu cầu đối phương xác nhận vừa thể hiện sự tôn trọng.
Tóm tắt
Sử dụng kính ngữ phù hợp trong môi trường kinh doanh là rất quan trọng để giao tiếp suôn sẻ. Tuy nhiên, có nhiều từ ngữ thường được dùng trong giao tiếp hàng ngày lại không phù hợp trong công việc.
Bài viết này đã chọn ra 10 ví dụ về kính ngữ thường bị dùng sai trong kinh doanh. Các từ như “Rōkai shimashita”, “Naruhodo desu ne”, “Daijōbu desu” thường được dùng vô tình, nhưng dùng sai có thể gây ấn tượng thất lễ. Điều quan trọng là phải hiểu đúng ý nghĩa và cách sử dụng của kính ngữ để sử dụng phù hợp.
Trong môi trường kinh doanh, cách dùng từ quyết định việc có xây dựng được mối quan hệ tin cậy hay không. Hãy luôn tôn trọng đối phương và giữ thái độ khiêm tốn. Việc thành thạo cách sử dụng kính ngữ chính xác sẽ giúp bạn giao tiếp suôn sẻ trong môi trường kinh doanh.
Hãy xem xét lại cách dùng từ hàng ngày của mình và cố gắng sử dụng kính ngữ phù hợp. Bạn có thể tìm hiểu thêm các bài viết khác về kính ngữ để nâng cao kỹ năng kinh doanh của mình.
